文书工作与档案管理第二版第九章(3654KB).ppt

　 （一）案卷文件目录 　　又称“全引目录”，是将案卷目录和卷内文 件目录的内容结合在一起而形成的目录名册， 兼具案卷目录和卷内文件目录的功能。编制案 卷文件目录，只需把案卷目录和卷内文件目录 依次打印，或复印剪贴后装订起来即可。 三、档案检索工具的编制 　　分类目录是从国家机构和社会组织的职能活动方 面来揭示馆（室）藏档案的内容和成分，按照档案分 类表的体系组织 起来的以分类号 为排检项的一种 检索工具。分类 目录特点，见图 9-28。 （二）分类目录 图9-28 分类目录的特点 　　分类目录的编制有三个步骤，见图9-29。 图9-29 分类目录的编制的步骤 （二）分类目录 （三）主题目录　　 　 主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺 排列而形成的一种检索工具。主题卡片目录的 编制有两步，见图9-30。 图9-30 主题卡片目录编制步骤 　　专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。专题目录大多也以卡片的形式编制，专题卡片目录的编制有三个步骤，见图9-31。 （四）专题目录 图9-31 专题卡片目录编制的步骤 　　文号索引是以文号为检索途径，揭示每份 文件部分特征的检索工具。文号索引通常采用 表格式，编制方便，查找迅速，适用于机关档 案室或小型档案馆。 　　机关文号索引常采用文档对应式，就是将 某一机关某一年度的所有发文的文号按先后次 序排列起来，在每一文号后的空格内填上相应 的档号。 （五）文号索引 　　人名索引是将档案中涉及的人名及其简要 情况著录下来，集中排列并指明出处的一种检 索工具。人名索引按著录范围分综合性和专题 性两种。 　　1. 综合性人名索引是将馆（室）藏档案中 所涉及的全部人名都编成索引。 　　2. 专题性人名索引是将馆（室）藏档案中 涉及某一专题内容的人名编成索引。 （六）人名索引 全宗指南是以文章叙述的方式揭示某一全 宗基本情况的检索工具。全宗指南的内容主要 包括两大部分，见图9-32。 （七）全宗指南 图9-32 全宗指南的内容 第三节 档案的计算机检索 二、 档案计算机检索系统的　 功能与流程 本节点睛 一、档案计算机检索的特点 三、 档案计算机检索结构及 其设计要求 只有经过摔跤，才能学会走路。 ——马克思 档案计算机检索的特点有六项，见图9-33。 一、档案计算机检索的特点 　　图9-33 档案计算机检索的特点 　 （一）档案计算机检索系统的功能 档案计算机检索系统是保证计算机检索的 前提和基础，其功能有两点，见图9-34。 二、档案计算机检索系统的 功能与流程 图9-34 档案计算机检索系统的功能 计算机检索包括输入和输出两部分，档案 计算机检索的流程，见图9-35。 图9-35 档案计算机检索的流程图 （二）档案计算机检索的流程 　 （一）计算机检索结构 　　硬件。包括内外存储器、中央处理机、打印机、 显示终端及其他输入输出设备等。 软件。包括操作程序和应用程序。档案检索应用 程序包括档案信息存储和档案信息输出两大子系统。 应用程序对检索效率具有重要的意义。 　　数据。是计算机检索系统中存储的内容和检索的 对象。数据的数量和质量对于计算机系统的性能有直 接的影响。 三、档案计算机检索结构及其设计要求 USB外存储器 内存储器 打 印 机 显示终端 　　对计算机检索结构的设计要求，主要是对软件系 统的设计要求。软件系统应具有以下四个特点，见图 9-36。 （二）计算机检索结构的设计要求 图9-36 软件系统的特点 * （五）著录项目细则 7. 排检与编号项 排检与编号项 是目录排检和档案 馆（室）业务注记 项。包括的内容见 图9-12。 图9-12 排检与编号项的内容 二、档案标引工作 图9-13 档案标引 档案标引是指在档案著录过程中，对档案 的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检 索标识的过程。档案标引按检索体系可划分为 两部分，见图9-13。 （一）档案标引的质量指标 档案标引的质量直接影响着档案的检索效 率，衡量档案标引工作的质量指标有三种，见 图9-14。 图9-14 衡量档案标引工作的三种质量指标 1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引依据的是《中国档案分类法》 和《档案分类标引规则》，所以，标引员必须 熟悉和掌握这些内容，正确理解各类目的含义 和范围，按专指性的要求把文件分入恰当的类 目，并要根据