文书工作与档案管理第二版第九章(3654KB).ppt

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  (一)案卷文件目录   又称“全引目录”,是将案卷目录和卷内文 件目录的内容结合在一起而形成的目录名册, 兼具案卷目录和卷内文件目录的功能。编制案 卷文件目录,只需把案卷目录和卷内文件目录 依次打印,或复印剪贴后装订起来即可。 三、档案检索工具的编制   分类目录是从国家机构和社会组织的职能活动方 面来揭示馆(室)藏档案的内容和成分,按照档案分 类表的体系组织 起来的以分类号 为排检项的一种 检索工具。分类 目录特点,见图 9-28。 (二)分类目录 图9-28 分类目录的特点   分类目录的编制有三个步骤,见图9-29。 图9-29 分类目录的编制的步骤 (二)分类目录 (三)主题目录     主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺 排列而形成的一种检索工具。主题卡片目录的 编制有两步,见图9-30。 图9-30 主题卡片目录编制步骤   专题目录是集中、系统地揭示某一专题档 案内容和成分的检索工具。专题目录大多也以 卡片的形式编制,专题卡片目录的编制有三个 步骤,见图9-31。 (四)专题目录 图9-31 专题卡片目录编制的步骤   文号索引是以文号为检索途径,揭示每份 文件部分特征的检索工具。文号索引通常采用 表格式,编制方便,查找迅速,适用于机关档 案室或小型档案馆。   机关文号索引常采用文档对应式,就是将 某一机关某一年度的所有发文的文号按先后次 序排列起来,在每一文号后的空格内填上相应 的档号。 (五)文号索引   人名索引是将档案中涉及的人名及其简要 情况著录下来,集中排列并指明出处的一种检 索工具。人名索引按著录范围分综合性和专题 性两种。   1. 综合性人名索引是将馆(室)藏档案中 所涉及的全部人名都编成索引。   2. 专题性人名索引是将馆(室)藏档案中 涉及某一专题内容的人名编成索引。 (六)人名索引 全宗指南是以文章叙述的方式揭示某一全 宗基本情况的检索工具。全宗指南的内容主要 包括两大部分,见图9-32。 (七)全宗指南 图9-32 全宗指南的内容 第三节 档案的计算机检索 二、 档案计算机检索系统的  功能与流程 本节点睛 一、档案计算机检索的特点 三、 档案计算机检索结构及 其设计要求 只有经过摔跤,才能学会走路。 ——马克思 档案计算机检索的特点有六项,见图9-33。 一、档案计算机检索的特点   图9-33 档案计算机检索的特点   (一)档案计算机检索系统的功能 档案计算机检索系统是保证计算机检索的 前提和基础,其功能有两点,见图9-34。 二、档案计算机检索系统的 功能与流程 图9-34 档案计算机检索系统的功能 计算机检索包括输入和输出两部分,档案 计算机检索的流程,见图9-35。 图9-35 档案计算机检索的流程图 (二)档案计算机检索的流程   (一)计算机检索结构   硬件。包括内外存储器、中央处理机、打印机、 显示终端及其他输入输出设备等。 软件。包括操作程序和应用程序。档案检索应用 程序包括档案信息存储和档案信息输出两大子系统。 应用程序对检索效率具有重要的意义。   数据。是计算机检索系统中存储的内容和检索的 对象。数据的数量和质量对于计算机系统的性能有直 接的影响。 三、档案计算机检索结构及其设计要求 USB外存储器 内存储器 打 印 机 显示终端   对计算机检索结构的设计要求,主要是对软件系 统的设计要求。软件系统应具有以下四个特点,见图 9-36。 (二)计算机检索结构的设计要求 图9-36 软件系统的特点 * (五)著录项目细则 7. 排检与编号项 排检与编号项 是目录排检和档案 馆(室)业务注记 项。包括的内容见 图9-12。 图9-12 排检与编号项的内容 二、档案标引工作 图9-13 档案标引 档案标引是指在档案著录过程中,对档案 的内容进行分析和选择,并赋予其规范化的检 索标识的过程。档案标引按检索体系可划分为 两部分,见图9-13。 (一)档案标引的质量指标 档案标引的质量直接影响着档案的检索效 率,衡量档案标引工作的质量指标有三种,见 图9-14。 图9-14 衡量档案标引工作的三种质量指标 1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引依据的是《中国档案分类法》 和《档案分类标引规则》,所以,标引员必须 熟悉和掌握这些内容,正确理解各类目的含义 和范围,按专指性的要求把文件分入恰当的类 目,并要根据

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