文书工作与档案管理第二版第十章(2345KB).ppt

档案咨询服务工作程序一般可分为五个 步骤，见图10-13。 图10-13 咨询服务的步骤 （二）咨询服务的步骤 （一）电子化服务的概念 　　档案的电子化服务是在计算机技术迅猛 发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方 式。它是指档案部门利用电子化办公设备和 现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的 数字化档案。 五、电子化服务 实现档案信息开发利用的电子化具有 诸多优势，见图10-14。 图10-14 电子化服务的优点 （二）电子化服务的优点 档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。 图10-15 档案电子服务的分类 （三）档案电子服务的分类 第三节 档案的间接利用工作 二、间接利用工作的主要 形式　 本节点睛 一、间接利用工作的特点 　　历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。 ——韩非 一、间接利用工作的特点 间接利用工作的特点有三点，见图10-16。 图10-16 间接利用工作的特点 二、间接利用工作的主要形式 档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参 考资料可以分为两种：一种是档案文献报道 型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案 文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包 括大事记、组织沿革等。 1. 全宗指南的概念与作用 　　全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。 （一）全宗指南 全 宗 指 南 　2. 全宗指南的结构 　全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。 图10-17 全宗指南的结构 （一）全宗指南 1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记 载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具 书。大事记的编写要求如下，见图10-18。 （二）大事记 图10-18 大事记的编写要求 　　2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对 许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概 貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图 10-19。 （二）大事记 图10-19 选择和确定大事时的要求  图10-20 大事时间的写法要求 （2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。大事时间的写法要求，见图10-20。 （二）大事记 　　组织沿革也叫组织机构沿革，是以 文字或者图表形式，系统地记述和反映 某一独立机关（包括党政机关、社会团 体、企事业单位）自身发展演变情况的 参考资料和工具。　 （三）组织沿革 　　组织沿革的编写体例可采用四种方法， 见图10-21。 图10-21 组织沿革的编写体例的方法 （三）组织沿革 　　文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思 义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件， 可以说是现行文件汇集的统称。 （四）文件汇编 文 件 汇 编 　　1.发文汇编 它是发文机关将每年制发的公文按发文顺序号排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编一般按年度编辑，根据发文数量一年编一册或数册。发文汇编内的文件一般按文件形成日期先后或文号顺序排列，并重新统一编写页号，加上目录、封面装订成册。 （四）文件汇编 　　 2. 重要文件汇编 　　它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编 纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤， 见图10-22。 图10-22 重要文件汇编的步骤 （四）文件汇编 　　3. 会议文件汇编 　　会议文件汇编是收录机关某一次或几次 会议的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。 会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关 会议文件的一种参考资料。 （四）文件汇编 （五）机关基础数字汇集 　　机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关 或机关某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基 本情况统计表 ” 。 基础数字汇集从内容上分有综合性和专题性两种。 　　综合性基础数字汇集是记载某一机关各方面情况 的资料，它内容广泛，项目较多，篇幅较大。 　　专题性基础数字汇集则是记载某一机关某一个方 面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活 动的发生、发展、规模、变化、结果等情况。 * 第十章 档案的提供利用 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 了解档案的提供利用的形式与特点。 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料 的编撰。