文书工作与档案管理第二版第四章(2729KB).ppt

（二）文书结构的作用 构思结构，谋篇布局，是文书形成中的一个非 常重要的问题，也是文书形成过程中的重要环节。 文书结构的作用主要体现在三个方面，见图4-18。 图4-18 文书结构的作用 （二）文书结构的作用 文书是社会活动的客观反映，而社会活 动是遵循一定的客观规律并有条理地开展的 结果。好的文书正是应该把客观事物的条理 性表现出来。只有认真构思，形成合理的文 书结构，才能反映事物的客观规律。 （三）结构的任务与方法 结构的任务主要有四项： 第一，总文理； 　　第二，统首尾； 　　第三，相衔接； 第四，巧定夺。 　　总之，文书的结构一定要正确反映事物发 展的客观规律，要正确反映层次要素之间内在 的逻辑联系，要正确反映不同的问题要求。 （四）结构的形式与方法  结构的形式主要有纵式、横式、纵横式三 种，见图4-19。 图4-19 结构的形式 （四）结构的形式与方法  结构的方法主要有三种，见图4-20。 图4-20 结构的方法 四、语言表达 （一）文书语言表达的含义和基本要求 语言是人们用语音按照一定的规则表达意思，交 流思想的工具。它在内涵上有四个要素，见图4-21。 图4-21 语言内涵 四、语言表达 语言又可以有许多种类，就文章语言而 言，主要有两大类：文艺性文体语言、实用 性文体语言。 什么是文书语言？ 文书语言即实用性文体语言，它是用于 社会活动、具有实用文特色的、反映社会实 践活动的规范化的语言体系。 四、语言表达 文书语言的特点，概括起来有三点： 一是用于社会活动，或用于处理政务或 社会事务； 二是见之于文书； 三是具有适应社会活动所需要的语言风 格、结构和规范。 文书语言表达的基本要求是：符合使用 的主客观环境，符合实用的功用，符合语法 规范和语体规范。 （二）文书语言表达的修辞要求  文书语言表达的修辞要求是以下几方面， 见图4-22。 图4-22 文书语言表达的修辞要求 （三）文书语言表达的运用要求 　　文书语言的运用涉及的问题很多，这里主要强调以下几个问题 　　1. 专用词语的运用； 　　2. 介词词语的运用； 　　3. 模糊词语的运用； 　　4. 数字的运用； 　　5. 缩略语的运用。 第四节 文书形成的表达方式 一、表达方式的意义 二、文书形成中的叙述 三、文书形成中的议论 本节点睛 四、文书形成中的说明 文书是一种兼有记叙、议论、说明三种 表达方式的应用文体，其表达有自己的特点。 一、表达方式的意义 　　（一）表达方式的含义 　　表达方式就是文书撰写者将文书的内容和思想意图表述、传达出来的方式、方法和手段。或者说，表达方式是运用语言形式来介绍情况、陈述实事、总结规律、阐明观点、抒发情感的具体方法和手段。 图4-23 表达方式的种类 　　文字语言形式的表达，有不同的表达方式，总的 可以归纳为四种方式：记叙（叙述、描述）议论、说 明、抒情，见图4-23。 一、表达方式的意义 　　文书的形成在某种意义上说，就是运用某种方式和手段，进行巧妙表达的行为过程。这就需要把握其正确的方式和手段，以形成符合客观实际的、达到既定实用目的好公文。 （二）表达方式的重要意义 二、文书形成中的叙述 　　（一）叙述的适用范围 　　叙述是按照一定的次序有条理的叙说、介绍人物的经历或事物发展变化过程的表达方式，是文书基本的表达方式。广义的叙述还包括按照一定的顺序进行叙理。 1. 概叙与详叙 2. 顺叙、倒叙、插叙、分叙 3. 引叙与自叙 　 （二）叙述的方法 （三）叙述的人称 人称就是叙述的立足点和角度。在公文中，人称又称机关称谓。 叙述的人称有三种： 一是，以第一人称叙述； 二是，以第三人称叙述； 三是，用第二人称叙述。 （四）叙述的特点和要求 　　文书叙述有自己的特点和要求，这种特点要求主要表现在三个方面。 　　1. 大量采用概括叙述，尽量少使用具体叙述，必须要用具体叙述时，要注意叙述详略得当； 　　2. 文书叙述强调平直，宜多采用顺叙的方法； 　　3. 文书的叙述要与议论结合运用，就事论理，摆事实，讲道理。 三、文书形成中的议论 　　（一）议论的含义与作用 　　1. 议论的含义 　　议论就是作者对某件事情或者某个问题