文书工作与档案管理第三版5第五章(2360KB).ppt

八、分发 分发，是指对印制完毕、需要发出的文件 按发放范围进行分装和发送的环节。 分发环节由文秘部门的内收发担任，工作 内容有书写封面、装入文件、封口和发送 。 发送的方式按要求可分别邮递、机要投递 和专人送递，不得托人代送。 第四节 收文处理 一、签收 二、登记 三、审核 四、拟办 本节点睛 五、批办 六、承办 七、催办 八、注办 第四节 收文处理 收文处理也是一门学问。 一、签收 签收时需要对收到的文件进行审核， 检查清点。 收文经过审核后，加盖收文章后进行 收文登记。 二、登记 登记，是指文秘部门对收受的文件，按照 一定的形式进行逐项登记的环节。 实际工作中，一般确定专人负责文件的拆 封、登记与分发，称为内收发 。 收文登记是收文处理工作的基础和重要程 序。 二、登记 登记的形式，有簿册式、联单式和卡片式 三种。但不论采用何种方式，见图5-15。 图5-15 登记的形式 三、审核 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门 应当进行审核。审核的重点是： 第一，是否应由本机关办理。 第二，是否符合行文规则。 第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关 规定。 第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协 商、会签。 第五，文种使用、公文格式是否规范。 四、拟办 拟办是对需要办理和答复的收文提出的 初步办理意见，以供领导批办时参考。拟办 具有参考性、差异性和概括性的特点，见图 5-16。 图5-16 拟办的特点 五、批办 批办是指机关单位领导人将来文和附送来 的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原 则和办理过程中应注意的问题做出蕞后决定， 并在文件办理单上加以指示或批示的环节。 批办是文书处理过程中一个具有决策意义 的环节，是行使领导职权的一种具体体现。 批办一般是由机关单位领导人负责，尤其 是对事关全局的重要文件的批办。 六、承办 承办，就是遵照领导人对文件的批办意见，根据 来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理 来文并予以贯彻落实的工作程序。承办包括两个方面 的内容，见图5-17。 图5-17 承办的两方面内容 （一）办事 办事就是落实文件中要求办理执行的相关 事项。为了提高办事的效率和质量，承办工作 应做到以下几点： 第一，明确承办人，由专人负责； 第二，领会领导批办精神，如实地按领导 意图落实文件； 第三，涉及若干个部门的文件，要求主办 部门与协办部门协调一致，特别是在意见有分 歧时，尤其需要相互协商，切不可我行我素。 （二）办文 办文是承办工作的重点，主要是针对收文的拟稿 回复，即办理复文。 第一，认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批 办意见复文； 第二，认真研究文件的内容，属于自己承办的要 及时办理，不属于自己承办的要说明原因并及时退回； 第三，批办意见要求本部门牵头与其他部门联合 复文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本 部门和有关负责人会签后，再报请机关单位领导审批； 第四，内容涉及以前的收文或其他有关材料时， 要查找有关文件作为复文的参考。 七、催办 催办，是指按照文件办理时限，秘书部 门对承办工作进行检查与催促，防止文件处 理的漏办和延误。具体地说，催办环节就是 文秘人员对尚未办结的文件进行控制，查明 工作进展、存在的问题、完成得如何等情况。 催办程序是提高办文效率，防止推诿拖拉的 一个重要环节。 七、催办 催办程序还可以根据实际需要，另行制作《催 办登记簿》或《催办卡》等用以催办，如表5-1所示。 表5-1 《催办登记簿》和《催办卡》 《催办登记簿》 是把要求承办的文件按先后缓急集中登记于一册之中，办毕即予注销 《催办卡》 是把要求催办的文件分卡登录，依先后缓急有序排列，办毕者即抽出另存 八、注办 公文的注办是指对公文承办的情况和结果，由 经办人在公文处理单上所作的简要说明。 注办一般包括以下内容： 第一，一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕 后，文书人员应注明阅毕的日期； 第二，需要办理复文的文件办完后要注明 “已 复