文书工作与档案管理第一版第八章(2591KB).ppt

　　1.档案存放位置索引有两种形式： 　　第一种是以全宗为单位编制的档案存放位置索 引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置； 　　第二种是以库房及装具为单位编制的档案存放 位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些 档案。 （四）档案存放位置索引和 档案代卷卡 2.档案代卷卡。为便于管理，调卷时可 填写一张卡片放在所调出案卷的位置上，在 卡片上注明所调案卷的基本概况，还卷时再 把它取下。这张卡片就叫档案代理卡或代卷 卡。 　　全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成 的管理记录性材料组成的专门案卷。它是全宗 的“档案”，但并不是全宗内的档案。　 （五）全宗卷 1.全宗卷的作用。全宗卷是档案保管工作 的一个重要管理工具和手段,有重要的作用， 见图8-24。 图8-24 全宗卷的作用 全宗卷的作用 有助于档案工作人员尽快熟悉全宗和立档单位情况 澄清事实明确责任 加强对全宗的连续管理 2.全宗卷的内容。全宗卷通常包括如下 内容，见图8-25。 在统计登记和提供利用过程中产生的材料 在保管环节产生的材料表 在整理环节产生的材料 在收集环节所产生的材料 图8-25 全宗卷的内容 全宗卷的内容 在档案鉴定环节产生的材料 档案常用的分类方法是什么？ 全宗编号的主要方法是什么？ 案卷目录由六部分组成，各是什么？ 案卷编号的方式有两种，各是什么？ 简析档案常用分类方法的种类及其适用条件。 4 2 5 1 3 * 2.案卷排列与编号。案卷是档案保管的 基本个体单位。每一年度相同的不超过200页 的档案文件组合在一起，加上卷皮，用三孔 一线装订在一起，就形成了一个案卷。 　 （1）案卷排列。案卷排列就是将各案卷 按一定的顺序排放在一起，并将这种顺序固 定下来。 案 卷 排 列 　　案卷排列的方法主要有：按案卷内容 时间顺序排列，即内容有密切联系的案卷 排在一起，形成时间早的案卷排在前面依 次类推。 　　按保管期限—重要程度排列，即保管 期限相同的案卷排在一起，重要的排在前 面，依次类推。 　 计划生育内容的案卷可按1990年度-1991年-1992年 度……依次排列。长期保管的案卷，可按上级-本级-同 级-下级进行排列。人事档案等专门案卷一般按姓氏笔 画或拼音字母等逻辑顺序排列。 人 事 档 案 计划生育内容的案卷 （2）案卷编号。案卷编号就是给每个 案卷编一个固定的代码，内容包括两项， 见图8-11。 案卷编号的方法 案卷编号的方式 图8-11 案卷编号的内容 案卷编号 1.归档文件的排列。归档文件的排列是 指在分类方案最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。 （二）新《规则》规定的归档文件 排列与编号 归档文件的排列方法有，见图8-12。 按事由的重要程度排列重要活动的文件材料排在前面，其他在后 按事由形成时间的先后顺序排列 按事由具有的共同属性分别集中排列 不同事由的归档文件排列 图8-12 归档文件的排列方法 归档文件的排列方法 同一事由的文件按时间先后顺序排列 同一事由的归档文件排列 2.归档文件的编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章。 　　按照老的整理方法，档案经过分类、 立卷、排列、编号以后，应该编制案卷目 录。按照新的整理方法，档案在分类、排 列、编号后应编制归档文件目录。案卷目 录是对经过系统排列的案卷进行逐一编号 登记后而形成的案卷名册。 二、案卷目录的编制 （一）案卷目录的作用 案卷目录的作用体现在三个方面，见图8-13。 图8-13 案卷目录的作用 案卷目录的作用 固定全宗内档案分类体系和案卷的排列次序，体现了档案整理的结果 是档案登记的基本形式， 为档案的统计、检查、清 点打下基础 反映了案卷的内容和成分可以作为基本的检索工具和编制专门性检索 （二）案卷目录的编制方法 案卷目录必须以全宗为单位进行编制，并如实反 映全宗档案的整理状况。案卷目录的编法有两种，见 图8-14。 图8-14 案卷目录的编制方法 分编 一个全宗编几本案卷目录，分别以全宗内的各个门类为单位进行编制 统编 一个全宗只编一本案卷目录 案卷目录的编法 统编和分编，每本案卷目录必须是一个从1号卷开始的完整系统，而且必须编定一个案卷目录号 （三）案卷目录的结构与内容 　　案卷目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档移交。案卷目录由六部分组成，见图8-15。 简称与全称对照表 序 言 备考表 封面（主体） 目 次 案卷目录表