文书工作与档案管理第一版第二章节课件(3153KB).ppt

在实际工作中，根据内容的成熟程度和时间等 因素，正本可以分为定型本、试行本、暂行本、修 订本，见图2-17。 定型本 试行本 暂行本 修订本 图2-17 正本分类 正本 （二）副本 副本是指公文形成之后，由于实际工作的需要， 往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据 公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。 副本又称抄本。副本的内容如果是与正本全文相 符的，统称为副本。如果只是正本的部分内容，则称 为摘录副本或节录副本。  副本的作用是代替正本供传阅、参考和备查使用。 副本产生原因和形成情况： 第一，当发文分主送机关和抄送机关时，主送件 是正本，抄送件应视为副本； 第二，发文机关的正式文件在制成发出并留下存 本后，其他供机关内部作为资料参考使用的多余份数， 应视为副本； 第三，收文机关根据收到的正式文件进行复制的 一切文本，即使是具有行政、法律效力，都应一律视 为副本。 （三）存本 公文的存本，是指发文机关印制一份文件 的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印 制本。 存本是根据正本印制甚至是与正本同时印 制出来的，除印章和签署外，具有正本所有的 文件格式和附加标记。 划分出下列公文标题的三要素。 《××市人民政府关于公布第四批取消和调整的市级政府部门审批项目的通知》 《××市城市管理相对集中行政处罚权试行办法》（××市人民政府第137号令） 《中共××市委××市人民政府关于进一步加快发展民营经济的意见》 《××市人民政府办公厅关于做好清理认定普及九年义务教育债务工作的通知》 2 1 3 4 1.公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文 的顺序编号。 公文如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标 识在版心左上角第1行。 并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》 规定带有密级的公文必须编制份数序号。如果发文机关 认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号， 编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根 据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于 两位，即“1”应编为“01”。 2.秘密等级和必威体育官网网址期限 （1）秘密等级 秘密等级是标识公文必威体育官网网址程度的一种标志。 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及 其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和 “秘密”，见图2-7。 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格 标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 图2-7 秘密等级 秘密等级 是最重要的国家秘密，泄露会 使国家的安全和利益遭受特别 严重的损害 是重要的国家秘密，泄露会使 国家的安全和利益遭受严重的 损害 是一般的国家秘密，泄露会使 国家的安全和利益遭受损害 绝密 机密 秘密 （2）必威体育官网网址期限 必威体育官网网址期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 如公文制发单位能够知道必威体育官网网址期限，可按照国家保 密局的要求在秘密等级后标注必威体育官网网址期限，在秘密等级和 必威体育官网网址期限间用“★”隔开。如：绝密★ 3个月， 意味着该 公文属于绝密等级，必威体育官网网址的期限为 3 个月，过期即可解 密，见图2-8。 图2-8 眉首格式 如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体 字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址 期限之间用“★”隔开。 3.紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。 公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标 识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标 识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右 上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4.发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为 25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边 缘为80 mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边距离 为30 mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线，距下 页边20mm处为一条文武线，长均为170 mm。命令标识 上边缘至版心上边缘距离为20mm。 发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用 红色标识。 联合行文时应使主办机关