文书工作与档案管理第一版第九章节课件(2990KB).ppt

　　分类目录是从国家机构和社会组织的职 能活动方面来揭示馆（室）藏档案的内容和 成分，按照档案分类表的体系组织起来的以 分类号为排检项的一种检索工具。 （二）分类目录 分类目录特点，见图9-28。 将同一内容的档案信息集中在一起，便于按族性进行查找 主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单位，即一卷一卡，也可以件为单位，即一件一卡 具有机动灵活的特点，根据需要变换组合成多种性质的专题目录 分类目录的特点 图9-28 分类目录的特点 　　分类目录的编制有三个步骤，见图9-29。 　　图9-29 分类目录的编制的步骤 填 卡 排 列 设置 指引卡 （三）主题目录　　 　 主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺 排列而形成的一种检索工具。其优点是专指性 强，查找方便，查准率高，尤其适合计算机检 索。主题卡片目录的编制有两步，见图9-30。 图9-30 主题卡片目录编制步骤 编制条目 排 列 　　专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。 专题目录大多也以卡片的形式编制，专题卡片目录的编制有三个步骤，见图9-31。 （四）专题目录 图9-31 专题卡片目录编制的步骤 选 题 选 材 填 卡 分类和排列 　　 文号索引是以文号为检索途径，揭示每份 文件部分特征的检索工具。通常采用表格式， 编制方便，查找迅速，适用于机关档案室或小 型档案馆。 　　机关文号索引常采用文档对应式。 （五）文号索引 　　人名索引是将档案中涉及的人名及其简要情 况著录下来，集中排列并指明出处的一种检索工 具。按著录范围分综合性和专题性两种。 　　1.综合性人名索引。 　　2.专题性人名索引。 （六）人名索引 全宗指南是以文章叙述的方式揭示某一全 宗基本情况的检索工具。内容主要包括两大部 分，见图9-32。 （七）全宗指南 立档单位历史和全宗概况 全宗内档案的内容与成分 图9-32 全宗指南的内容 全宗指南的内容 第三节 档案的计算机检索 二、 档案计算机检索系统的　 功能与流程 本节点睛 一、档案计算机检索的特点 三、 档案计算机检索结构及 其设计要求 只有经过摔跤，才能学会走路。 ——马克思 　　档案计算机检索的特点有六项，见图9-33。 一、档案计算机检索的特点 信息存储量大 检索速度快，检索效率高 检索途径多元化 检索灵活方便 音、像、意、结合，直观生动 对计算机检索系统的依赖性强 　　图9-33 档案计算机检索的特点 档案计算机检索的特点 　 （一）档案计算机检索系统的功能 档案计算机检索系统是保证计算机检索的 前提和基础，其功能有两点，见图9-34。 二、档案计算机检索系统 的功能与流程 图9-34 档案计算机检索系统的功能 档案计算机检索系统的功能 服务性功能 系统基础性功能 计算机检索包括输入和输出两部分，档案 计算机检索的流程，见图9-35。 　图9-35　档案计算机检索的流程图 （二）档案计算机检索的流程 把反映档案的内容和形式特征的著录项目录入计算机，存入数据库并根据检索需要建立相应的倒排文档 要根据利用者的提问编制恰当的检索策略，形成检索表达式，并将其输入计算机，在数据库中查找后将结果输出 输入阶段 输出阶段 （一）计算机检索结构 　　 硬件 软件 　　 数据 三、档案计算机检索结构 及其设计要求 USB外存储器 内存储器 打 印 机 显示终端 　　对计算机检索结构的设计要求，主要是对 软件系统的设计要求。软件系统应具有以下四 个特点，见图9-36。 （二）计算机检索结构的设计要求 图9-36 软件系统的特点 先进性 完备性 标准性 简易性 软件系统 简述分类标引的步骤与方法。 联系实际说明建立档案检索体系的理由。 简述分类卡片目录的编制步骤。 辨析专题目录与分类目录、主题目录的 关系。 档案的计算机检索有何特点？ 4 5 3 2 1 * （一）档案标引的质量指标 档案标引的质量直接影响着档案的检索效率， 衡量档案标引工作的质量指标有三种，见图9-14。 档案标引的网罗度 档案标引的专指度 档案标引的一致度 图9-14 衡量档案标引工作的三种质量指标 质量指标 （二）分类标引的步骤与方法 1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引的依据是《中国档案分类法》 和《档案分类标引规则》。