文书工作与档案管理第一版第六章(3181KB).ppt

　　归档质量要求应归档的文件材料收集齐全、 完整。 　　按照文件之间的有机联系和保存价值，科 学地整理归档。归档的案盒应符合文书整理归 档的各项质量要求。编制移交目录，至少一式 两份；交接双方经过清点案盒，履行签字手续。 （三）质量要求归档 简述文书整理的含义。 以“件”取代文书的归档制度“卷”的好处是 什么？ 　　以“案盒”取代“案卷”的意义是什么？ 　　文书整理归档的范围是什么？ 　　文书整理归档的基本原则是什么？ 4 5 3 2 1 * （二）文书整理归档的质量要求 1.整理归档的文书应齐全完整，见图6-13。 图6-13 文书齐全完整的含义 　　2.整理归档的文书要符合档案保护的要 求。 　　3.整理归档的文书材料的保管期限应界 定，根据文书档案保管期限的规定，文书的 保管期限分为永久、长期、短期三种。 　　 第三节 文书整理归档的方法和步骤 二、初步整理 本节点睛 一、编制分类方案类目 四、归档 三、系统整理 　　知识本身并没有告诉人们怎样运用它， 运用的方法乃在书本之外。 --培根 　　分类方案类目是指在一年的实际文书 没有形成之前，事先根据机关工作活动的 规律，在研究机关的工作性质、职权范围、 内部组织机构及分工情况的基础上，预测 下年度可能形成的文书，按照文书整理的 原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。 一、编制分类方案类目 （一）按保管期限分类 保管期限一般分为三种，见图6-14。 图6-14 保管期限的三种分类 　　按组织机构分类即按机关部门名称划 分，可采用各个组织机构的名称作为类名。 每类可以编制一定的条目，每类形成的文 件如果不多，也可不编条目。组织机构可 分为多种。 （二）按组织机构分类 组织处领导在旁听 宣传处人员 科研处 计划处人员在开会 党委办公室人员 技术处人员 　　按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行 划分。按问题分类的特点，见图6-15。 （三）按问题分类 不受机构的限制 各类之间应划分清楚，不能互相包含 与类之间可按重要程度和系统性排列 机关的职能和任务没有明显的变化，可长期使用。增加某临时工作任务的，可另外增加有关类别 每类可以编制一些具体事项条目 图6-15 按问题分类的特点 按问题分类的特点 类名应该清晰明确 　　按组织机构分类和按问题分类两种方法，各机 关可视具体情况进行选定，见图6-16。 （四）按组织机构分类和 按问题分类区别 较大机关或机构组织相对稳定的机关 按组织 机构分类 分类较容易，归档方便，从分类方案中能看出机关的机构设置、机构的职能任务等。新的《规则》要求一般按组织机构分类 机关较小，职能较少或组织机构不大稳定，各部门的文件交叉过多或机关本身是综合性较强的办事机构 按问题分　类 不受组织机构变动或各部门文件交叉的影响，但确定“问题”特征较困难不易把握，不宜提倡 图6-16 组织机构分类和按问题分类两种方法的选择 　　初步整理就是平时整理，即机关的文书部门 把机关一年在工作中逐步形成的应当归档的文书 整理工作放在平时有计划地进行。 二、初步整理 平时整理 　（一）及时的收集已经处理完毕　　　　的文书材料 　　文书人员要养成及时将处理完毕的文件归整的习 惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的 文件，一般有三种情况，见图6-17。 图6-17 文书的整理 （二）定期检查 在平时归整过程中，还应定期进行检 查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文 件归错类别的现象。如发现有的类别内文 件数量已经很多，预计可能还会产生相当 数量的文件时，可增添一定数量的档案盒 并根据条目编写新号。 　　平时归整，主要是文书部门对于机关在工作 活动中不断形成的文书材料所进行的日常管理工 作，为归档打下了初步基础。 系统整理，当一年的工作终了，为了便于移 交及日后对档案文件的管理和利用，还必须在平 时归整的基础上，进一步系统整理与编制目录。 三、系统整理 平时归整与系统整理的关系，见图6-18。 图6-18 两者关系图 平时归整 系统整理 进一步 基 础 　　 确定案盒内文书是指在平时归整的基 础上，详细检查每个案盒内积累的文件， 按照文书整理归档的原则和要求进行调整， 并进行案盒内文件的排列、编号，最后确 定案盒内归档文书。 （一）确定案盒内文书 　　《归档文件整理规则》要求文件的正与 底稿、正文与附件、原件与复制件、转发文 与被转发文、来文或去文与复文等应视为一 件。 　　1. 检查调整。确定案盒内归档文书前要做 好调整工作。发现不合理的地方，就要进行调 整和