文书工作与档案管理第一版第十章(2262KB).ppt

四、咨询服务 　　1.咨询服务的概念 　　档案咨询服务是指机关档案部门或档案人 员以室藏档案为根据，通过口头或书面形式， 向利用者提供档案，解答提出的有关档案专业 知识、档案利用手续、各种档案规章制度、档 案检索途径等方面的问题。 　　2.咨询服务的步骤 　　档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤， 见图10-13。 图10-13 咨询服务的步骤 接受咨询 咨询分析 查找档案 答复咨询 建立咨询档案 需求工作人员有强烈的责任心和良好的服务态度，要必须十分熟悉本单位保存档案的情况，同时还要有较强的综合分析能力和口头表达能力 　　1.电子化服务的概念 　　档案的电子化服务是指档案部门利用电 子化办公设备和现代通信技术，向利用者提 供非纸质载体的数字化档案。 五、电子化服务 　　2.电子化服务的优点 　　实现档案信息开发利用的电子化具有诸多优 势，见图10-14。 图10-14 电子化服务的优点 能将文字、声音、图像结合起来，向利用者提供多媒体信息 能够提供超时空、全方位的信息服务 能使利用工作变得方便高效，电子化服务通过多媒体的超文本技术，可将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力结合在一起，提高检索效率 电子化服务的优点 3.档案电子服务的分类 档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。 图10-15 档案电子服务的分类 直接利用 通信传输 提供拷贝 网络服务 分类 　　即到档案部门直接查询电子档案。这一 方式要求档案部门建立完善的档案数据库， 配备拥有先进的硬件设备和实用、标准的软 件环境的电子阅览室，以便利用者方便高效 地利用电子档案。 （一）直接利用 （二）提供拷贝 即向利用者提供记录在特定载体上的电子 档案。 　　对使用大型电子计算机设备的利用者，以 提供磁带为宜。 　　对一般微型电子计算机的使用者，档案数 据量较小，可用软盘进行提供；若是大批量的 电子档案，则可考虑用只读式光盘进行提供。 　（三）通信传输 　　 即通过网络环境直接传递档案信息。 　　这种方法比较适用于馆际之间档案信息的互 相交流和向相对固定的档案用户提供档案料，可 以通过点对点数据通信或互联网络来实现。 　　这种方式可以在较短时间内提供大量的档案 信息，内容丰富、速度快捷、效果良好。 　　档案网络服务是基于互联网建立起来的一种全新 的档案提供利用方式。 其具体方法是由档案部门将经过提炼加工后的档 案信息连接在专门的网站和网页，利用者根据自己的 需要随时进行异地查阅。 （四）网络服务 第三节 档案的间接利用工作 二、间接利用工作的主要 形式　 本节点睛 一、间接利用工作的特点 　　历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。 ——韩非 一、间接利用工作的特点 间接利用工作的特点有三点，见图10-16。 能更集中、更全面地提供档案信息，更好地发挥档案的作用 　图10-16 间接利用工作的特点 间接利用工作的特点 能够帮助档案工作人员提高业务水平，促进档案工作各个环节的开展 能够有效地保护档案原件，广泛传播档案信息 二、间接利用工作的主要形式 档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。 　　参考资料可以分为两种：一种是档案文 献报道型资料。另一种是档案文献撰述型资 料。 1. 全宗指南的概念与作用 　　全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。 （一）全宗指南 全 宗 指 南 　2. 全宗指南的结构 　全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。 立档单位历史沿革简介 全宗内档案内容和成分 全宗历史概况 图10-17 全宗指南的结构 全宗指南 1. 大事记的概念及编写要求。大事记是一种以 时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内 各种重要史实的资料书和工具书。大事记的编写要 求如下，见图10-18。 （二）大事记 图10-18 大事记的编写要求 大事突出，要事不漏，小事不要 观点正确，选材真实 大事记的编写要求 　　2. 机关大事记的结构。一个机关的大事记 主要由大事记述和大事时间组成。 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。 它通过对许多重大历史事件的记述，反映一个 机关历史发展的概貌及其规律性。 根据本单位的性质、任务及其主 要职能活动来选择大事、要事 立足于本机关自身的工作活动 图10-19 选择和确定大事时的要求 选择和确定大