文书工作与档案管理第一版第五章节课件(2431KB).ppt

五、批办 六、承办 七、催办 八、注办 收文处理也是一门学问。 一、签收 签收时需要对收到的文件进行审核，检查 清点。 由外收发根据邮递员、通信员送来的信件 进行审核，外收发无权拆封，只能按封皮作检 查。经审核确认无误，方能签名验收。 由内收发根据外收发交来的封件进行启封 审核。只有内收发有权拆封，其他人不得拆取。 收文经过审核后，加盖收文章后进行收文 登记。 二、登记 登记，是指文秘部门对收受的文件，按照 一定的形式进行逐项登记的环节。 收文登记是收文处理工作的基础和重要程 序。它便于对收文的控制与管理，便于对收文 的查找和检查收文的下落及承办情况，便于对 收文的催办和统计，还有利于防止收文的紊乱、 积压和丢失，有利于提高工作效率和保证归档 文件的齐全完整。 登记有三种形式，见图 5-15。 簿部式登记 联单式登记 卡片式登记 图5-15 登记的形式 登记的形式 三、审核 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门 应当进行审核。审核的重点是： 第一，是否应由本机关办理； 第二，是否符合行文规则； 第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关 规定； 第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协 商、会签； 第五，文种使用、公文格式是否规范。 四、拟办 拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办 理意见，以供领导批办时参考。拟办具有参考性、 差异性和概括性的特点，见图5-16。 拟办意见并不是最后的决定，只供领导批办时参考 拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择 即拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理 图5-16 拟办的特点 拟办的特点 参考性 差异性 概括性 五、批办 批办是指机关单位领导人将来文和附送来 的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原 则和办理过程中应注意的问题做出蕞后决定， 并在文件办理单上加以指示或批示的环节。 批办的主要内容包括： 一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘 部门提出拟办意见，送负责人批示后办理； 二是拟办有困难的事项，批办时要交待该文如 何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出 办理意见报领导审批后再行办理； 三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部 门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办 部门出现于己有利的文件互抢、于己无利的文件互 推的现象，或是各自为政而造成矛盾。 六、承办 承办，就是遵照领导人对文件的批办意见，根据 来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理 来文并予以贯彻落实的工作程序。承办包括两个方面 的内容，见图5-17。 图5-17 承办的两方面内容 办 事 办 文 承办的两方面内容 （一）办事 为了提高办事的效率和质量，承办工作应 做到以下三点： 第一，明确承办人，由专人负责； 第二，领会领导批办精神，如实地按领导 意图落实文件； 第三，涉及若干个部门的文件，要求主办 部门与协办部门协调一致，特别是在意见有分 歧时，尤其需要相互协商，切不可我行我素。 （二）办文 在办理复文时应注意以下四点： 第一，认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批办 意见复文； 第二，认真研究文件的内容，属于自己承办的要及 时办理，不属于自己承办的要说明原因并及时退回； 第三，批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复 文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本部门 和有关负责人会签后，再报请机关单位领导审批； 第四，内容涉及以前的收文或其他有关 材料时，要查找有关文件作为复文的参考。 七、催办 催办，是指按照文件办理时限，秘书部 门对承办工作进行检查与催促，防止文件处 理的漏办和延误。具体地说，催办环节就是 文秘人员对尚未办结的文件进行控制，查明 工作进展、存在的问题、完成得如何等情况。 催办程序是提高办文效率，防止推诿拖拉的 一个重要环节。 催办程序还可以根据实际需要，另行制作《催 办登记簿》或《催办卡》等用以催办，如表5-1所示。 表5-1 《催办登记簿》和《催办卡》 《催办登记簿》 是把要求承办的文件按先后缓急集中登记于一册之中，办