文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚7第七章电子文书的形成与处理(700KB).ppt

（4）归档分类方案的数据结构 ??? 归档分类方案的数据结构包括机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、事由或备注项。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。 （5）重要文书档案的数据结构 重要文书档案的数据结构包括分类号、档案馆代号、组织机构代码、档号、电子文档号、缩微号、题名、文号、责任者、稿本、文种、密级、保管期限、成文日期、载体类型、载体规格、载体数量、载体单位、主题词、全文标识、主办部门、协办部门、备注。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。 三、电子文书的归档 （一）归档管理与技术措施 1．管理原则 电子文书归档实行“双轨制”归档管理原则： （1）为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。 ??? （2）电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体、载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 ??? （3）具有永久或长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 ??? （4）对只有电子签章的电子文件，归档时应当在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。 2．管理制度与技术措施 （1）各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 ??? （2）各立档单位应有严格的电子文件归档管理制度和技术措施，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性、有效性、安全性。 ??? （3）电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、监测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 ??? （4）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。 （三）归档时间 电子文件可以实时（文件形成和处理完毕的时间）归档，也可以按照纸质文件的相关规定（第二年年初）完成归档。涉及政务信息公开的电子文件可适时通过电子政务内网向同级档案馆（室）移交。 （四）方法步骤 电子文书归档有两种方式步骤 一是逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 二是物理归档。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向机关档案室移交的过程。 （五）归档要求 （1）电子文件的归档，按照归档分类方案所设置的鉴定标识（归档分类代码）进行。 （2）存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容。 （3）相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》。对需要长期保存的电子文件，将机读目录与相应的电子文件存储同一载体中，同时载体中存储的归档文件名应当与机读目录名称一致。 （六）保存与移交 电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。归档完毕后，文书部门应当将已归档电子文件的管理权从网络上转移至机关档案室。档案列入进馆的单位应于每年第一季度采用物理归档方式将上一年度应归档电子文件移交给当地档案馆。归档电子文件移交可以通过存储载体进行传递，也可以通过网络进行传输。移交进馆的电子文件应当提供相关文件格式和文件目录，撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或综合档案馆移交。 第七章 电子文书的形成与处理 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 　 1．了解电子文书形成与处理的基本特点。 2．了解电子文书形成的基本条件。 3．理解常用文件存储格式。 4．熟悉电子文书的格式和传输的基本要求。 5．熟悉电子文书形成与处理的基本原则。 6．掌握电子文书形成和处理的基本程序与要求。 7．掌握电子文书收集与归档的基本原则与方法。 这是一个信息化、电子化的时代， 掌握电子文书的形成与处理， 是每个文秘人员必须掌握的基本技能。 第一节 电子文书的形成 第二节 电子文书的处理 第三节 电子文书的收集与归档 二、使用计算机形成文书的基本条件 三、电子文书在创建形成过程中的基本要求 第一节 电子文书的形成 一、电子文书在创建形成过程中的特征 本节点睛 四、电子文书形成的程序 一、电子文书在创建形成过程中的特征 （一）电子文书是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文书”。 （二）电子文