文书工作与档案管理教学课件作者第三版赵映诚9第九章档案的整理与保管(3002KB).ppt

　　档案库房与装具均需统一编号，而且 装具在库房中的排列应井然有序。 （三）库房编号与装具排列 档案库房 档案装具 1. 档案存放位置索引。为便于了解档案存放情 况和迅速取放档案，可用索引的形式将档案存放情 况反映出来。档案存放位置索引有两种形式； 　　第一种是以全宗为单位编制的档案存放位置索 引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置； 　　第二种是以库房及装具为单位编制的档案存放 位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些 档案。 （四）档案存放位置索引和档案 代卷卡 2. 档案代卷卡 在档案的日常管理中，有时需将已排架 入库的档案暂时调出库房外。为便于管理， 调卷时可填写一张卡片放在所调出案卷的位 置上，在卡片上注明所调案卷的基本概况， 还卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代理 卡或代卷卡。 （四）档案存放位置索引和档案 代卷卡 　　全宗卷是由在管理某一全宗过程中 所形成的管理记录性材料组成的专门案 卷。它是全宗的“档案”，但并不是全宗 内的档案。　 （五）全宗卷 1. 全宗卷的作用。全宗卷是档案保管工 作的一个重要管理工具和手段，有重要的作 用，见图8-25。 图8-25 全宗盒的作用 （五）全宗卷 2. 全宗卷的内容。全宗卷通常包括如下 内容，见图8-26。 图8-26 全宗盒的内容 （五）全宗卷 * 　　档案编号就是对已整理好的档案编写 序号，档案排架就是把档案按一定的次序 进行排列。 一、档案编号与排架 1. 归档文件的排列。归档文件的排列是指在分类 方案最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件 先后次序的过程。归档文件的排列方法有，见图8-12。 （一）检查归档文件的排列、编号 图8-12 归档文件的排列方法 2. 归档文件的编号。归档文件应依分 类方案和排列顺序逐件编号。编号方法是 在文件首页上端的空白位置加盖归档章。 机关档案室在接收到文书部门移交的 档案以后，在没有上架之前应按上述要求 仔细检查装盒的文件排列是否合理，对不 合要求的要进行调整。 （一）检查归档文件的排列、编号 全宗是指一个具有会独立性的组织或个人 在其社会实践中所形成的全部档案。全宗包括 两项，见图8-13。 （二）全宗编号与排列 图8-13 全宗的内容 　 1. 案盒排列。案盒排列就是将各案盒按 一定的顺序排放在一起，并将这种顺序固定 下来。 案 盒 排 列 （三）案盒的排列与编号 　　案盒排列的方法主要有；按保管期限—时 间顺序排列，即内容有密切联系的案盒排在一 起，形成时间早的案盒排在前面依次类推。 　　按保管期限—重要程度排列，即保管期限 相同的案盒排在一起，重要的排在前面，依次 类推。 （三）案盒的排列与编号 　 计划生育内容的案盒可按1990年度-1991年-1992年 度……依次排列。长期保管的案盒，可按上级-本级-同 级-下级进行排列。人事档案等专门案卷一般按姓氏笔 画或拼音字母等逻辑顺序排列。 人 事 档 案 计划生育内容的案卷 2. 案盒编号。案盒编号就是给每个案盒编 一个固定的代码，内容包括两项，见图8-14。 图8-14 案盒编号的内容 （三）案盒的排列与编号 　　案盒编号的方法是用阿拉伯数字按案盒排 列的顺序依次编写。排在最前面的案盒是 1号 盒，排在第二位的是 2号卷，依次类推。 　　案盒编号的方式有两种，一种是统编，即 一个全宗所有的案盒只编一个从 1号盒开始的 号序系统；一种是分编，即按全宗内所分类别 （年度、保管期限）分别编从 2号盒开始的号 序系统。 （三）案盒的排列与编号 二、文件与案盒目录的编制 　 （一）汇编归档文件目录 　　归档文件目录应一式二份，除一份放 到档案盒里面、一份备存外，另外一份就 是最后装上封面集中成册，起到方便检索 的作用。 （二）编制案盒目录 　　档案经过分类、装盒、排列、以后，为固定案盒 的位置，知晓每一案盒内的文件内容应该编制案盒目 录。 1. 案盒目录的作用 案卷目录的作用 体现在三个方面， 见图8-15。 图8-15 案卷目录的作用 （二）编制案盒目录 2. 案盒目录的编制方法 案卷目录的编法有两种，见图8-16。 图8-16 案卷目录的编制方法 　 3. 案盒目录的结构与内容　 案盒目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档移交。案盒目录由五部分组成，见图8-17。 图8-17 案盒目录的结构与内容 （二）编制案盒目录 三、编制档号 　　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的 过程中，对档案的编号，也就是