文书学倪丽娟第二章节文件体式(923KB).ppt

第三节 文件的格式 2．抄送机关 抄送机关是指需要了解文件内容的机关。 文件如有抄送机关，在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号，冒号后面标注抄送机关名称，各抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关被移至主题词之下，先标主送机关，后标抄送机关，标识方法同抄送机关。 第三节 文件的格式 抄送机关名称的排列顺序为：不同级别的机关依上级机关、平行机关、下级机关次序标注抄送机关的全称或规范化简称；同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列；人大、政协、法院、检察院另起一行列于政府机关等抄送机关之后；如文件抄送给各民主党派的相应机关，则应另起一行列于抄送机关的最后。 第三节 文件的格式 3．印发机关和印发日期 印发机关是指公文的印制主管部门，一般都是发文机关的综合办公部门。印发机关可用全称或规范化简称。 印发日期以文件付印日期为准，用阿拉伯数码标注，且必须写全年月日。如“2009年2月18日印发”。 印发机关和印发日期位于抄送机关或主题词之下，占1行位置，用3号仿宋体字标注。印发机关居左空1字，印发日期居右空1字。 第三节 文件的格式 4．版记线 版记线即版记中各要素之下的黑色反线。版记线为2或3条与版心等宽的黑色反线。 版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于版心最后一行。 第三节 文件的格式 5.页码 页码用于标识文件页面的顺序编号。用4号半角白体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标注页码。 下行文首页样式 上行文首页样式 单一印章末页样式 两个印章末页样式 多个印章末页样式 第三节 文件的格式 五、特定格式 （一）信函式格式 《格式》中规定：信函式格式的发文机关上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法与文件格式同。 第三节 文件的格式 《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（以下简称《意见》）指出：使用信函式格式应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。因此，信函式格式既是平行文使用的格式，也是下行文使用的一种格式。发文机关制发函可以使用信函式格式，发文机关制发批复、意见、通知、通报、会议纪要等文种也可以使用信函式格式。 信函式格式样式 第三节 文件的格式 （二）命令格式 《格式》中规定：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素的标识方法与文件格式同。 命令格式样式 第三节 文件的格式 （三）会议纪要格式 《格式》中规定：会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同下行文、上行文发文机关标识位置，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素的标识方法与文件格式同。 会议纪要格式样式 第四节 文件的稿本 文件的稿本，是指制发文件过程中形成的文稿和文本。 一、文件的文稿 （一）草稿 （二）定稿 二、文件的文本 （一）正本 （二）副本 （三）存本 休息休息 文 书 学 黑龙江大学倪丽娟 2010.8 第二章 文件的体式 第一节 文件的文体 第二节 文件写作的要求与步骤 第三节 文件的格式 第四节 文件的稿本 第一节 文件的文体 一、文件的表达方式 文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文、议论文三种体裁的写作特点。 二、文件的语言特点与要求 （一）严谨、庄重 （二）准确 （三）朴实得体