文书学倪丽娟第五章节文件的处理(1275KB).ppt

第三节 发文处理程序 （四）签发 签发是机关领导人将呈批的文稿进行审定后，签署意见的过程。 1．签发的原则 一般情况下，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。机关主要领导人因公外出，由授权或委托的负责人代签；重要文件，由机关领导人集体讨论或依次审阅后，共同签发或由主要领导人签发；以机关内某一部门名义制发的文件，由部门负责人签发；若因内容涉及的问题比较重要，部门负责人签发后，再送机关有关领导人加签；联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。 第三节 发文处理程序 2．签发的种类 （1）正签 （2）代签 （3）核签 （4）会签 第三节 发文处理程序 3．签发的内容 （1）签发意见 （2）签发人姓名 （3）签发日期 第三节 发文处理程序 （五）复核 复核是秘书部门在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。 复核重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；文种的选择是否准确；格式是否统一、规范等。 第三节 发文处理程序 二、制发阶段程序 （一）打字排版 打字排版是打字员将领导签发后的文件定稿，按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。 （二）校对 校对是以领导签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的过程。 第三节 发文处理程序 （三）印制 印制是指印刷人员按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过程。 （四）用印 用印是指在缮印好的文件落款处加盖发文机关印章的过程。文件用印需注意以下几点： 第三节 发文处理程序 1．以领导人签发为准，领导人未签字的文件，不得用印。 2．与文件制发机关相一致，以机关名义发文，用机关印章；以部门名义发文，用部门印章。 3．将印章端正、清晰地盖在文件落款处，并做到上不压正文，下要骑年盖月。 用印后，要填写《用印登记簿》。 第三节 发文处理程序 第三节 发文处理程序 （五）发文登记 发文登记是将本单位欲发出的文件按照规定的项目进行文字记载的过程。 （六）装封 装封是将已经盖印的文件，按照要求进行封装的过程。装封的主要任务 1．清点：文书人员根据发文登记簿上登记的各收文单位应收文件份数，进行文件分点，并在每份文件上附一回签单据。 第三节 发文处理程序 第三节 发文处理程序 第三节 发文处理程序 第三节 发文处理程序 2．写封 3．装封 4．封口 封口的方法主要有：黏封、缝封、轧封、捆轧。 密封的方法主要有：印封、纸封、铅封。 第三节 发文处理程序 （七）传递 传递是将封好的文件，通过一定形式传送给收文机关的过程。传递方式： 1．邮局传递 2．机要通信传递 3．机要交通传递 4．电信传递 5．文件交换 第三节 发文处理程序 （八）注发 注发是对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在“发文稿纸”或“发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便查考。 第四节 电子公文处理 一、概述 电子公文是指以电子形式表现并通过网络传送的，用于政府机关相互之间联系事务的具有规范格式的公文。 电子公文流程按文档类别分为收文流程和发文流程，此外，通过传输流程实现发文和收文过程。 第四节 电子公文处理 第四节 电子公文处理 四、传输流程 电子公文传输也是电子政务系统的重要内容。电子公文传输有别于传统的公文传输，政府机关之间通过互联网进行公文的传输、交换、共享及处理，加快了公文的流转速度，提高办公效率和信息资源利用率。传输流程主要功能是在机关内部依赖局域网实现电子公文从一个部门到另一个部门的发送与接收，在机关之间通过政务网实现电子公文从一个机关到另一个机关的发送与接收。在电子公文传输过程中，包括对公文进行压缩/解压缩、加密/解密、签名/验证等操作。 文 书 学 黑龙江大学倪丽娟 2010.8 第五章 文件的处理 第一节 概 述 第二节 收文处理程序 第三节 发文处理程序 第四节 电子公文处理 第一节 概 述 第一节 概述 文件的处理指的是机关对收文和发文的办理。概括地说，文书处理程序是指机关为制发公文和办理收文而形成的由相互关联、衔接有