文书与档案管理基础知识第二版作者邹绮第八章节档案检索课案(681KB).ppt

第八章 档案检索 第一节 档案著录 教学目标 1．了解档案著录的定义，熟悉档案著录项目。 2. 熟悉档案著录标识符号及细则 3. 掌握档案著录格式。 4. 能够准确地分析文件的内容与形式特征，并对文件进行著录 教学重点 1. 熟悉档案著录项目 2. 熟悉档案标识符号 教学难点： 掌握档案著录格式 一、档案著录项目及其内容 1.题名与责任说明项 2.稿本与文种项 3.密级与保管期限项 4.时间项 5.载体形态项 6.附注与提要项 7.排检与编号项 .题名与责任说明项 该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件六个单元。 （1）正题名。是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的标题。 （2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。 （4）文件编号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体会个人。 （6）附件。指文件正文之后的附加材料 排检与编号项 该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个单元。 在这些著录项目中，题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限、时间项、载体形态项、附注与提要项、附注项，排检与编号项中的档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号反映的是档案形式的特征；提要、分类号、主题词与关键词反映的是档案的内容特征。 其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。 二、档案著录标识符号 几点说明： ■除了“题名与责任者项”、“排检与编号项”之外，各项目连续著录时，其前均冠以“.—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落著录时可省略。 ■标识符“.—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。 ■当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标识符改为标识符“.—”。 ■各著录项目及单元所使用的标识符，除“，”和“.”只在后面空一格外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。 ■凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需要重复。不著录的项目或单元，其标识符连同该单元一并省略 著录格式 1. 段落符号式条目格式 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。 表格式条目格式 表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目式，这种表格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格式相同，其排列顺序可参照段落符号式的条目格式。 著录详简级次 必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。 选择项目：并列题、名副题名及说明题目文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）号。 详细级次是指著录项目除必要项目，还著录部分或者全部选择项目的。 简要级次是指仅著录必要项目的。 1.确定题名与责任者说明项 2.确定稿本与文种项 3.确定密级与保管期限项 4.确定时间项 5.确定载体形态项 6.确定附注与提要项 7.确定排检与编号项 8.进行著录 1--05 B060202 10-3-25-30 5-15 关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字〔2012〕1号/人力资源与个人发展部+创新集团人力资源部职责及权限.—正本：决定.—内部：永久.—1页：210mmX297mm 决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩××为创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定了创新集团人力资源部职责及权限集团 资源 决定 第八章 档案检索 第二节 档案检索工具的编制 教学目标 1．了解档案检索工具的职能，熟悉档案检索工具的种类 2. 掌握查全率和漏检率、查准率和误