文书与档案管理基础知识第二版作者邹绮第二章节文书工作课案(424KB).ppt

第二节 收文处理 八、承办 承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。 1.确认承办范围 2．按批办意见办理 3．及时快捷办理公文 4．依据规章办理公文 5．签注公文的承办结果 在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。 第二节 收文处理 催办 催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。它是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。 第二节 收文处理 注办 由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。这项工作应由承办部门或承办人完成。承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内。 公文注办一般包括以下内容：一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；用口头或电话答复的要注明时间、地点、会谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。 第二节 收文处理 归档 归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。 第二章 文书工作 第三节 发文处理 教学目标 熟悉掌握发文处理的全过程 第三节发文处理 第三节发文处理 教学重点 发文工作流程 教学难点 发文工作流程 第三节发文处理 制文阶段 1.草拟 草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。 需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。 第三节发文处理 2.审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。 第三节发文处理 文稿审核时应着重注意以下几方面内容： （1）审核是否确实需要行文。这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。 （2）有无矛盾抵触。审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本单位以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。 第三节发文处理 （3）要求、措施是否明确具体和切实可行。检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。 （4）处理程序是否完备。审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 第三节发文处理 （5）文字表达。检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。 （6）文件体式。检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。 在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。 第三节发文处理 3.签发 签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。 签发文件的原则是： （1）凡以单位名义发出的文件，应由单位正职或主持日常工作的副职领导签发。 （2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。 第三节发文处理 （3）有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。 （4）经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。 （5）几个单位或部门联合发文，或内容涉及其他单位部门的公文，应实行会签。 第三节发文处理 （6）签发公文过程中，应再次认真审阅文稿， （7）签发时应在 “发文稿纸”（见表2-5）的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。 (8)几个单