文书与档案管理基础知识第二版作者邹绮第十一章节档案登记与统计课案(1049KB).ppt

第二节 档案统计工作 二、档案统计工作的要求 档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的专业要求两个层次。 第二节 档案统计工作 1.一般统计工作的基本要求 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行统计的必要性。 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可进行量的描述与量化研究的。 第二节 档案统计工作 三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、反映客观实际。 四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。 五是坚持规范化、体系化、制度化原则。 第二节 档案统计工作 2.档案统计工作的专业要求 首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素。如档案、档案工作人员、档案工作机构的数量、质量、状态、发展变化趋势；档案工作设备、经费、工作水平与状况、社会效益；档案被利用的情况，在社会中发挥作用的情况等，应成为实施统计的对象。 第二节 档案统计工作 其次，具体统计项目（指标）的设置、统计方法上的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述。例如，档案数量的计量单位，在使用传统的“卷”的同时，又使用“米”（指排架长度），就可以较具体精确的反映其空间占有状态，为解决库房、装具的配备提供具体的数量概念。 最后，根据档案工作量大、工作周期长，各档案机构情况复杂、差别较大且互相独立性较强等特点，适当控制统计工作规模、类型及其频率 三、档案统计工作步骤 第一步，要明确统计工作的目的、任务。这是为了发现本档案室管理工作中存在的问题，得出既定性又定量的正确认识，以便为采取措施解决问题改进工作的决策提供科学依据。 第二步，要确定统计指标。应当根据统计的目的、任务来确定统计指标。档案统计指标就是反映档案工作领域中总体现象的数量概念和数值。它是由指标名称和指标数值两部分组成。统计指标数值一般使用绝对数、相对数、平均数三种。 三、档案统计工作步骤 三、档案统计工作步骤 确定档案统计指标时要坚持以下原则： 第一，统计指标的选定必须与档案工作中一定数量表现联系在一起； 第二，选定时要注意统一性和稳定性； 第三，统计指标要具有可比性； 第四，统计指标运用平均数必须遵循总体同质性的原则，既必须是同类现象才能用平均数。 三、档案统计工作步骤 第三步，要调查获得统计指标数据。这是根据已经确定的统计指标，从有关的簿册、表格中获取统计指标数值。 第四步，分析、整理统计指标。分析统计指标，是对统计指标数值进行分析、研究，从中发现趋向性和规律性的认识，进而形成明确的统计结论。 第五步，撰写统计分析报告。将统计分析结果撰写成统计分析报告。报告中应当说明报告的目的、统计数据的来源、统计分析的要点，列出统计表，然后指明统计结论。统计分析报告应等呈送领导人，为其决策提供信息支持。 第十一章 档案登记与统计 学习目标 了解档案登记的基本概念、内容和重点 掌握档案登记工作的工作形式 了解档案统计的基本概念 掌握档案统计工作的基本要求和步骤 第十一章 档案登记与统计 第一节档案登记工作 第一节 档案登记工作 教学目标 1. 了解档案登记的基本概念、内容和重点 2. 掌握档案登记工作的主要形式 第一节 档案登记工作 教学重点 1. 档案状况登记的主要形式 2. 档案工作登记的主要内容 教学难点： 档案状况登记与档案工作登记的联系和区别 第一节 档案登记工作 档案登记 是指利用簿、册、表、单等形式，对档案的接收、移交、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行随时随地记载的工作。档案登记是档案统计的基础，档案登记成果是档案统计的重要素材，两者之间的关系极为紧密。 第一节 档案登记工作 档案登记工作可分为档案状况登记和档案工作登记两大部份。 一、档案状况登记 档案状况登记是对档案的数量、存在与保管的状态、档案变化情况进行的登记。进行登记的具体形式包括以下几种。 第一节 档案登记工作 1.案卷目录与卷内文件目录 案卷目录与卷内文件目录在档案管理中具有多重性质和作用。它们是两种最基本的登记记录，反映着档案的数量与存在状态。案卷目录记录每一个案卷的基本情况，卷内文件目录记录每一份档案文件的基本情况，这两种目录的总体又记录着所有案卷及文件的总数量与总体秩序和状态。案卷目录和卷内文件目录的登记格式分别见表11-1、表11-2。 第一节 档案登记工作 序号 文 号 责任者 题??????名 日期 页次 备注 序号 档号 案卷题名 案卷 起止 日期 件数 页数 保管期限 备注 表11-1 案卷目录表 11-2 卷内文件目录 第一节