文件管理课件归档文件整理工作培训讲课提纲(434KB).ppt

归档文件整理工作培训 闵行区档案局 （2004年2月25日） 一、为什么要贯彻实施《归档文件整理规则》，意义何在？ 2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。 《规则》从我国机关档案工作的实际出发 适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定 《规则》的实施，是我国机关档案工作的一次改革 《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨 对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作 《规则》兼顾了计算机和手工两种管理方式，兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要 为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础，这将会有利地促进机关文档一体化管理 《规则》的制定，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，对机关档案工作的持续发展具有重要的意义 一是缓解机关档案工作压力；二是节省机关的财力物力；三是理顺机关档案工作职能 《规则》对档案馆的工作也具有重要的意义 机关归档文件整理工作的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项管理工作产生影响 一是便于档案馆控制档案进馆质量；二是有利于档案馆向社会开放 改革归档文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一，同时对档案管理现代化也具有重要的意义 一是为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；二是促进机关文档一体化管理的实现；三是为设计合理的电子文件整理方法打下基础 《归档文件整理规则》的特点 1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2、界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文（请示与批复）即单份文件可各为一件”。 3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。 5、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 8、无需编页号，目录改设“页数”项。 9、归档文件直接装盒保管。 10、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。 11、档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间”等。设有“全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”项。 《归档文件整理规则》的整理原则 “遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。这与传统立卷原则相比较，两者是基本一致的。 《归档文件整理规则》的基本概念 归档文件：可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。但 《规则》中“归档文件”具有了专指性意义和限定，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料” 请注意： 《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。后者将在适当的时机，逐步向《规则》靠拢。 归档文件的价值鉴定 鉴定的原则 历史的、全面的、发展的、效益的 鉴定的标准 职能、来源、内容、形式特征 归档与不归档范围 一、应归档的：主要是本单位形成的文件材料，反映本单位主要工作职能活动的，有查考、保存价值的文件材料。 二、不归档的：普发的、不办理的、不涉及本单位人与事的、重复的文件材料。 档案保管期限 文书档案的保管期限分为： 永久为50年以上 长期为16-50年 短期为15年以下 文件归档整理的组织工作 一、集中式 二、分散式 三、集中与分散结合式 归档文件的整理单位与装订 整理单位：就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。 装订：即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。 归档文件的分类 《规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法 年度分类法 机构问题分类法 保管期限分类法 归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最底一级类目内，根据一定的方法（如事由）确定归档文件