文秘实务与案例第二版作者张勇第二章节办公室日常事务管理课案(2380KB).ppt

第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 值班是指在非工作时间内安排专门人员在单位值守，是各类社会组 织或机构的常规工作之一，有助于及时获得信息，处理各类事务，防止安全事故，常常纳入秘书部门的工作范围。 一、值班的主要任务 1．文电处理 2．信息传递 3．接待来访 4．临时性、突发性事务的处理 5．做好值班记录 6．做好交接班 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 二、值班制度和组成形式 值班的组织形式根据工作需要和人员情况而定。 大体上有三种形式： 一是设有专门的值班室，或配备专职值班人员，负责本公司的全部值班工作。大型企业一般采用这种形式。 二是工作人员轮流值班，主要做好节、假日的值班工作。普通企业一般采用这种形式。 三是专兼职值班结合的形式，即白天有专人值班、晚上由工作人员轮流值班；平时有专人值班，节、假日由工作人员轮流值班。 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 三、值班表的编制 值班人员的值班表是清晰记载或标明值班人员的姓名和值班时间的表格，它一般由主任秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再印发给有关人员。值班表主要由时间、值班人员、电话等要素构成。 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 值班表 日期 值班人 带班领导 姓名 部门 电话 姓名 电话 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 四、值班记录的编写 1.值班日志 2.接待记录 3.电话记录 4.请示汇报 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第五节 值班管理 国庆前夕，天宇电机厂秘书老刘向担任假日值班的新秘书小马介绍值班记录的主要内容和要求。小马认真听，认真记，虚心求教，结果第一次值班就较好地完成了任务。 请写出老刘介绍的内容包括哪些要点。 课后实训 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 阳光旅行社上海分公司刚刚成立，办公室需要一批新的办公用品。行政办公室王新荣临时有事让秘书张力临时负责，印刷室急需印制一批新的宣传单，需要一批印刷纸。张力这时正好接到了一个推销印刷纸的厂家电话，张力想正好印刷室那面急需就先定下来吧，今天办公室主任王主任不在单位，等他回来在向他请示，应该没问题。很快印刷厂把一批印刷纸送来。可是没过几天印刷室反映这批印刷纸质量有问题纸质很薄，这时王新荣找到秘书张力…… 问题：如果你是秘书张力，你该怎么处理？ 导入 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 一、办公物品的基本类型 一般情况下，将办公用品分为耐用品和易耗品两大类型。耐用品是指购买后可以长时间使用的办公物品，例如计算机、办公家具等。易耗品与耐用品不同，使用次数有限，甚至是一次性用品，使用的过程就是消失的过程，购买单价较低，但消耗完后需要另行购置，例如打印纸、碳粉等。 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 二、办公用品的购买 1.调研办公物品需求 2.填写购置审批表 3.审批 4.采购 5.登记入库 6.支付货款 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 三、办公用品的保管与领用 1. 办公用品保管的基本要求 （1）专人负责。 （2）保障空间。 （3）有序存放。 （4）保障安全。 （5）记录清晰。 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 三、办公用品的保管与领用 2. 办公物品领用的程序与要求 （1）领用人提出申请。 （2）部门领导审批。 （3）分发物品。 （4）登记。 学习新知 第二章 办公室日常事务管理 第六节 办公用品和设备管理 李宏是美潮时装有限公司设计部的秘书。这个部门成立不久，需要添置许多办公用品，分别是墨盒3个