文秘实务与案例第二版作者张勇第三章节接待工作课案(1319KB).ppt

二、制定接待计划的程序 4.与来访者沟通情况 5.报请上司审批 6.组织接待工作 7.做好善后工作 第三节 团体接待 学习新知 一、迎送来访团体 情景1: 按照计划，贝特蒙公司的刘副总一行7人将于后天到达南京，汤副总有个重要的会议要参加，不能亲自到机场迎接，嘱咐秘书吴丹做好接机工作。 情景2: 吴丹顺利完成接机工作，又于两天后到机场送刘副总。 请根据以上2个实训背景，完成迎送来访团体的工作任务。 第三节 团体接待 课后实训 二、制定接待方案 情景1： 广州白天鹅旅行社的刘经理一行3人，将于5月18日来京洽谈合作事宜，来访时间要持续5天。总经理王宏慈吩咐秘书钟玲做好接待计划和准备工作。 情景2： 当接待任务顺利完成后，秘书钟玲开始了善后工作。 请根据以上2个实训背景，拟订接待方案和接待安排表。会后如何做好善后工作？ 第三节 团体接待 课后实训 第三章 接待工作 第三章 接待工作 第三章 接待工作 导入 第一节 接待的基本礼仪 中国素称 “礼仪之邦”，其中 “击缶”向世人展现了中国最古老迎接贵宾的喜庆仪式，两千五百年前的孔子语录道出了中华民族的好客和有善，这样的安排能够体现了中国人一贯热情好客的传统美德。 一、介绍礼仪 1.自我介绍 “您好！我是××公司总经理秘书，我是…” 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 一、介绍礼仪 2.为他人作介绍 “李总经理，这位是雅芳达公司的王总经理；王总经理，这位是我们公司的李总经理。” 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 知识链接 介绍手势的正误 二、握手礼仪 1.握手的次序 职位高者、年长者、主人、女士先伸手，表示出握手的意愿，而职位低者、年轻人、客人、男士则应马上伸手相握。 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 二、握手礼仪 2.握手时的目光 握手时要注视对方的眼睛，表示你的诚恳和自信。 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 二、握手礼仪 3.握手的方法 握手时要力度适中，握上两三秒就行。 多人见面是，注意不要交叉握手。 握手是应该摘掉手套、墨镜。如果女士穿着礼服并戴着与之配套的手套，则可以例外。 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 三、交换名片礼仪 1.递名片的时机 初次相识的人在做完介绍之后，便可递上名片。 告辞时递上也是常见的。 在谈话之中如果提交公司地址、联系方式等内容，也可以拿出名片交换。 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 三、交换名片礼仪 2.递名片的礼仪 递名片时应该站起来，以齐胸的高度递上。 双手拿着名片上方，让名片上字的正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 第一节 接待的基本礼仪 学习新知 三、交换名片礼仪 2.递名片的礼仪 如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应该使自己的名片低于对方的，以示尊敬。 如果对方不止一人，应该按照职位从高到低或按位置从近至远递上。 根据要求分组演练接待礼仪的工作场景。 毛娜是飞天公司李总经理的秘书，一天，公司的一个重要合作伙伴颐达公司的王总经理带领两个部门经理到飞天公司拜会李总经理。毛娜在双方见面时先做了自我介绍并为其他人一一作了介绍，与对方一一握手，并交换了名片。 第一节 接待的基本礼仪 练习实践 案例导入 天地公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，经理秘书高山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2008年8月25日（星期一），高山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。 正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了……才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员…… 案例分析 不论是有预约的接待，还是没有预约的接待，秘书都要以良好的职业形象热情接待，因此首先要迎送来访者的礼节知识和掌握一般接待的程序；其次按要求热情接待每一位客人，填写好来访登记表。 导入 第二节 接待访客 一、接待的类型及接待流程 1．接待的类型 来访对象的国别 内宾接待 外宾接待 来访对象是否预约 有约接待 无约接待 来访人数 单人接待 团体接待 来访对象的组织关系 上级来访接待 平级来访接待 下级来访接待 群众来访接待 第二节 接待访客 学习新知 一、接待的类型及接待流程 2.接待工作流程 第二节 接待访客 学习新知 起立招呼，使用礼貌用语 决定接待对象