文秘实务与案例第二版作者张勇第四章节一般会议的组织课案(1164KB).ppt

一、会议接站工作 1.组成接待小组并完善接站信息 （1）完善接站信息。 （2）确保车辆安排。 （3）完善人员分工。 （4）提供详细路线图。 学习新知 第二节 会中服务工作 一、会议接站工作 2.接站工具 准备好车辆、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，以及相关的电话号码。 接站牌有两种 最基本的形式 学习新知 第二节 会中服务工作 为重要客户单独准备的接站牌 为团体和一般客户接待所准备的接站牌 一、会议接站工作 3.接站工作注意事项 一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到，并在出口处比较醒目的地方高举接站牌等待客人到来。 服饰穿着要整齐、大方，体现出公司的形象与风貌，不可过于随意。 接到客户后，首先要核实客户身份，以免错接。 做好服务。与到站的嘉宾简单寒暄后，应主动帮嘉宾把行李搬上汽车，在车辆返途中，可以选择合适的话题跟嘉宾交流。 学习新知 第二节 会中服务工作 二、组织报到与签到 1.组织会议报到 查验证件。 登记信息。 接收材料。 预收费用。 发放材料。 安排住宿。 学习新知 第二节 会中服务工作 二、组织报到与签到 2.组织会议签到 秘书代签。 簿式签到。如： 卡片签到 电子签到。 序号 姓名 职务或职称 单位 联系电话 电子邮箱 备注 … … … … … … … 学习新知 第二节 会中服务工作 三、做好会场服务 1.引导就座 2.分发会议材料 3.维持会场秩序 4.内外联系，传递信息 5.提供会议饮水服务 学习新知 第二节 会中服务工作 学习新知 第二节 会中服务工作 三、做好会场服务 6.会议集体摄影 国内合影的排位 主方人员居右，客方人员居左 涉外合影的排位 主方人员居左，客方人员居右 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 11 摄影师位置 10 8 6 4 2 主人 1 3 5 7 9 摄影师位置 三、做好会场服务 7.处理特殊情况 会议进行过程中，随时可能出现一些临时变动的情况，如日程、议程、议题、地点、人员的变动，这就要求会务工作人员随机应变，采取应急措施，灵活调度，妥善处理。 此外，根据会议的性质，还要做好代表大会的选举投票、机票工作，表彰大会的奖品准备、领奖顺序排列和组织工作，室外集会的现场组织工作，集体合影的组织工作等。 学习新知 第二节 会中服务工作 四、做好会议记录，编制会议简报 1.会议记录 常用的方法有详细记录和摘要记录两种。 会议记录应包括以下内容：会议的组织情况，包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名，有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。 学习新知 第二节 会中服务工作 四、做好会议记录，编制会议简报 2.会议简报 报头。报头包括简报名称、期号、编印单位和印发日期。 报核。报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。 报尾。 学习新知 第二节 会中服务工作 五、会议期间的值班和安全保卫工作 1.会议的值班工作 2.做好会场内安全保卫工作 学习新知 第二节 会中服务工作 六、会议期间突发事件的处理工作 1.会议突发事件的类经济与预防和应对措施 2.处置突发事件的基本原则 根据以下场景完成实训练习。 由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十六届全国疲劳与断裂学术会议”定于2008年11月10-13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确研究方向，推进我国的疲劳与断裂研究的发展。 问题：如果你是组委会办公室秘书，请拟订一份会议接站工作方案和报到工作方案，要求格式正确、规范，要素齐全。 课后实训 第二节 会中服务工作 一、会后事务性工作 1.合理安排与会人员返程 2.整理会场 3.结清会议费用 4.清理会议文件资料清退与归档 学习新知 第三节 会后善后工作 二、编发会议纪要 1.会议纪要的含义 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项，是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。 学习新知 第三节 会后善后工作 二、编发会议纪要 2.会议纪要的格式 标题。通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“××公司第五届职代会会议纪要”。 正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。 导言。主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、