现代秘书心理学第一版第十六章(1904KB).ppt

三、同级关系的协调 （一）同级部门间的协调 当处理的某个问题涉及几个相关部门的管 理权限时，应该由秘书部门向相关部门说明情 况，沟通信息，征求意见和交换看法。 认识基本一致后，由部门负责人授权各机 关秘书部门，一起会商，制定出大家认同的方 案，相关部门联名向上行文请示或向下行文决 议，充分运用各部门的管理职权协调统一地解 决问题。 要求秘书部门在撰制文件、拟办、分发文件、筹 办会议，征集会议议题，以及办理事务的过程中，与 各职能部门加强沟通，充分尊重各职能管理部门的看 法和职权。 在各职能部门之间发生事权交叉或冲突时，秘书 部门要发挥综合部门的职能作用，促进各相关方面沟 通、理解与合作，在局部服从整体，维护全面利益的 原则指导下，制定出各方面都可接受的解决办法，协 调解决问题。 （二）秘书部门与本单位内各职能 管理部门之间的关系协调 1 2 秘书机构与职能机构属于同一管理层次，在日常 工作中也可能出现某些不协调现象。 秘书应从三方面保持两者之间的协调配合关系： 　　一要尊重职能机构的职能管理权； 　　二要及时做好信息服务； 　　三是发现某职能机构准备制发的文稿有失误或疏 漏，与公文规范或政策法规不符时，应及时指出，与 起草者共同研究，进行修改。 （三）秘书机构与职能机构 之间的关系协调 四、秘书部门内部关系协调的方法 秘书部门的内部协调，指秘书部门内部的秘书人 员之间，秘书与秘书部门负责人之间的关系协调。 　　包括工作分配、分工与合作；中心工作与常规工 作的安排以及秘书个人之间的人际关系协调等。 秘书部门内部协调的方法如下： 　　分工合理，忌劳逸不均； 　　发挥所长，忌舍长用短； 　　制订激励政策， 鼓励人人争先； 　　多开展思想交流，及时沟通。 五、秘书与领导关系的协调 秘书人员作为领导的参谋和助手，经常活 动于领导成员之间，并在领导层和下属机构之 间起着沟通信息，处理信息的作用，掌握的情 况比较多，也比较深入，因此在处理领导关系 时发挥着特殊作用。 （一）领导关系协调的方法 领导关系协调，指领导之间的关系协调。秘书人 员应把维护领导班子的和谐和工作关系的协调作为规 范自己工作行为的重要原则。 一是要对领导不分亲疏，全面作好公务服务； 二是不说是道非，不参与领导个人纠纷，不传递 不利于团结的小道消息； 三是请示汇报时按领导分工对口进行，不搞多头 请示，避免权力交叉和事权冲突； 四是列席领导班子办公会议，要作好会议记录， 并将记录送缺席的领导阅知。 （二）秘书与领导关系协调步骤 在实际工作中，秘书应注意以下方面： 要善于总结领导活动规律，正确领会领导意图，在 辅助领导工作时，积极主动及时周全地为领导服务。 不折不扣地完成领导交办的事务，做到忠诚可靠， 不假借领导的权威谋私，也不向领导献媚讨好。 要维护领导的威信，不在背后议论；若发现领导工 作中的失误和疏漏，应该坦诚地当面提出自己的建议和 看法，做领导的诤友。 设身处地体谅领导。受到批评要虚心，受到误解不埋怨，找适当的机会向领导解释。 1 2 3 4 图16-4 秘书人员安排领导层活动的“四忌” 为搞好与领导关系的协调，秘书人员应该安排好 领导层的活动（见图16-4） 。 一忌“撞车” 二忌突袭 三忌过滥 四忌过累 要统筹，防止时间冲突 要预报，不打无准备之仗 要适度，每次活动时间勿过长 要得体，注意维护领导尊严 六、群众关系协调 　　作好群众工作是秘书工作的重要内容： 一是深入调查研究，发现不和谐的因素和失调趋 势，应努力协调，并及时汇报，尽快解决； 二是草拟决策方案、法规制度时，要全面考虑， 避免出现疏漏，在群众中造成矛盾和纠纷； 　　三是群众中发现某种利益冲突时，要及时向领导 汇报，建议领导采取必要的措施； 四是当一项改革措施出台，要加强宣传工作； 五是群众难以解决的矛盾，要请示领导，创造条 件逐步解决。 作好群众工作主要的方法有： 理论灌输法。以理服人，要用大道理管小 道理。通过宣传党和政府的路线、方针、法规 和政策来统一思想和行动。 权威利用法。通过富有权威的领导同志出 面干预，或由领导集体表态，达到思想和步调 的统一。 感情激励法。晓之以