现代秘书心理学第一版第十三章(1688KB).ppt

（二）一般性的座谈会和协调会 要有和缓、松弛的气氛 为了调查、了解有关情况，进行慰问等目 的的座谈会和为了调解纠纷、解决矛盾、统一 认识等目的的协调会，必须创造一种和缓的会 议气氛，消除与会人员的 紧张心理，使其思路通达， 畅所欲言，将零散的情况 和意见自然地谈出来。 （三）大型会议的气氛更要讲究 大型会议的与会人员人数众多，会议主持 者要想带动全体与会人员的思路与会议进程保 持一致，除了靠会议纪律的约束之外，主要的 手段是靠会议气氛，使与会人员一旦进入特定 的会议气氛中，随着会议的进程接受思想、信 息，配合会议组织者和主持者完成会议任务。 大型会议的气氛根据会议的内容不同而不 同（见图13-3）。 图13-3 大型会议的气氛 四、会议时间的安排 　　会议要想达到富有效果，最好的办法就是 要在与会人员精力最旺盛、最充沛的时举行。 秘书安排会议时间，主持者主持会议，要 把会议的时间和与会人员的 精力、智力变化规律恰当地 结合起来考虑，将会议时间 选择在与会人员精力和智力 周期变化的最佳阶段上。 （一）会议时间尽量要短 会议时间尽量要短，一方面是从时间的价值上考 虑，另一方面是从与会人员的心理要求的角度考虑。 　　根据有关专家分析，开会时，人的注意力的最佳 状态是在60分钟以内。因此，每一个会议，最好能在 人的脑力处于最佳状态的时间内开完。 办公会和碰头会，或通情报，或做决定，均应简 明扼要，干净利索，一个多小时内，速战速决。 对于确实需要较长时间的会议可划分几段，使一 个会变成若干个小会。 （二）会议时间的安排 就大多数会议来说，会议时间一般都超过 2个小时，而且大多数决策例会，要讨论几个 议题，会议时间就长达一天或半天。 这就要求秘书有一套安排会议具体时间的 原则和办法（见图13-4）。 图13-4 会议时间的安排 五、其他方面的会议心理 会场布置、会议气氛和会议时间三个方 面是会议心理学的主要部分。但是，在会议 组织工作中，其他细小、琐碎的方面也值得 研究，下面简单介绍两个问题。 安排会议议题，还要注意同一时间里会议议题先 后顺序的调整对与会人员产生的心理影响。心理学研 究表明，在同一段时间里，人对首先接触的事物有一 种新鲜感，能收到“先入为主” 的效果，而对后接触的 事物有一种“忽视感”，会出现“后入为次”的效果。 秘书在安排会议议题讨论的顺序时要按照议题的 重要性的程度决定先后，使重要的会议议题得到最充 分的讨论，从而提高会议效率。 （一）会议议题先后顺序的排列 和内容的变换 开会时，由于客观环境的作用和人的生理 条件的影响，与会人员对会议议题的注意力会 受到不同程度的干扰。 为了提高会议效率，秘书应采取手段加强 与会人员的注意心理（见图13-5）。 （二）加强与会人员的 “注意”心理 图13-5 加强与会人员注意心理的手段 手段 第一，在会场周围布置些反映议题内容的标语、条幅、图画、表格等等，加强与会人员的无意注意 第二，运用音响设备，使汇报、发言人的声音达到适当的程度，以加强与会人员的无意注意 第三，排除与会议无关的一切干扰，加强与会人员的有意注意 第三节 会议的主持艺术 本节点睛 三、掌握会议宗旨，保持头 脑清醒 二、要制定严格的会议纪律 一、要制订严密的会议议程 五、熟悉会议语言 四、要善于把握时机 会议是一种以人为主体的管理活动，无论 是交流情况还是讨论、决定问题，都要在与会 人员中进行。 　　由于客观原因，与会的每个人的心理活动 是有很大差别的，客观情况千变万化，会议当 中还会时常出现一些预料之外的事情，这都要 求秘书人员要了解并掌握主持会议的艺术。 一、要制订严密的会议议程 会议议程就是会议进行的程序，就是会议进行的 具体步骤的安排。 在开会前，根据会议所要达到的目标，会议所要 讨论的议题和有关材料的准备情况，以及出席会议的 人数和人员状况等，详细而周密地就会议讨论的每个 议题的具体时间，发言、讲话人的先后顺序，会上需 要进行的仪式活动的具体安排等方面，作一个科学、 合理的计划，并形成书面材料。 各个环节之间的衔接要紧密 会议主持者制订会议议程应符合“细致、具体、 周全、严密”八字要求（见图13-6）。 图13-6 制订会议议程的八字要求 八字要求 内容要全面，不能有所遗漏 细致、具体 要求订立的条目要详细具体，线条不能太粗