档案管理系统操作手册PDF版-同济大学.PDF

同济大学档案管理系统 操作手册 同济大学档案馆 二○○八年五月 档案网络管理系统 6.0 目 录 第一章 系统简介 ………………………………………………………………… 1 第二章 档案管理 ………………………………………………………………… 3 1．档案信息录入 ………………………………………………………………… 3 2．档案查询与打印 ………………………………………………………………… 9 3．文件调整 ………………………………………………………………… 11 4．档案实体销毁 ………………………………………………………………… 12 5．辅助立卷与批量修改 ………………………………………………………………… 12 6．文件识别 ………………………………………………………………… 13 7．邮件系统管理 ………………………………………………………………… 15 第三章 名词解释 ………………………………………………………………… 16 同济大学档案馆 - 1 - 档案网络管理系统 6.0 第一章 系 统 简 介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一 台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可 靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收 发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理 系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作， 与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引 系统设计了面向 21 世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自 动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关 键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程 中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远 程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、 上传、备份等的全方位