监理资料与信息管理的职责分工、收发、存放和归档管理制度.doc

监理资料与信息管理的职责分工、收发、存放 和归档管理制度 为提高项目部资料管理水平，较好的反映现在工作情况，特制订本管理制度。 资料的收发和存放需满足公司作业指引及作业制度的相关要求，符合《建设工程文件归档整理规范》的相关规定。 一、监理资料与信息管理职责分工 监理资料分程序资料、内部资料、往来资料。 程序资料为开停工报审、方案报审、工序、材料报验等。 内部资料为监理规划、细则、月报、质量评估、总结等。 往来资料为合同管理、业主来文、政府行政部门检查记录等。 程序资料应由施工单位申报，专业监理工程师或总监审查完成签批后，资料员核查后归档。 内部资料由总监或专业监理工程师在总监指导下完成，总监签章后，资料员归档。 往来资料资料员按公司及规范要求归档。 附监理存档期限，未标注的资料为工程完结后即可销毁。 二、资料的收/发管理制度 1、资料的收/发文应采用公司配发的专用收/发文本。 2、资料收/发文前应仔细核对收/发文编号、事由、签章等是否与收/发文内容相符。 3、资料收/发文时应登记需详细记录：收/发文时间、收文人、事由、往来单位、编号序号等。其中收文人应本人签字确认。 4、资料收/发文后应及时通知相关负责人。 三、资料存放、归档管理制度 存档的工程文件的内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相符合。 存档的文件应手续完备，尽量采用原件，如为复印件应加盖原件审核章，并标注原件存放处。 存档的文件需进行审查，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。复印件不得出现模糊无法辨认的情况。存档使用的纸张应使用标准纸，不应使用方格纸、作业纸等。 存档资料内容中有图有文字的，应文字页在前图页在后。文字页较多的应进行编号。 监理四版表示使用的文件编号需符合要求，例：1206002，代表12年06月第002号。 资料存放时应按照资料盒名称分类、盒内目录顺序排放。目录应上墙方便查阅，有分类有目录，按编目归档。 资料盒脊背应按照公司要求含有：公司名称标识、项目名称、资料盒编号、资料盒内容标注，其布置方式应满足规范要求。 资料盒脊背应准确、标准化，宽度应与资料盒大小相符。 资料在分部工程完成后应及时整理、封存。 吴江市建设监理有限公司 2010年10月 附：各阶段监理文件存档时间： 阶段 存档内容 存档期限 土建阶段 工程质量检验记录 检验批质量验收记录 长期 分项工程质量验收记录 长期 基础主体工程验收记录 长期 幕墙工程验收记录 长期 分部(子分部)工程质量验收记录 长期 电气 给排水消防采暖通风空调燃气建筑智能化电梯工程 工程质量检验记录 检验批质量验收记录 长期 分项工程质量验收记录 长期 分部(子分部)工程质量验收记录 长期 合同 监理委托合同 长期 组织机构 工程监理项目部及负责人名单 长期 监理规划细则 监理规划 短期 监理实施细则 短期 监理部总控制计划等 短期 监理月报纪要 监理月报中的有关质量问题 长期 监理会议纪要中的有关质量问题 长期 监理进度控制 工程开工 复工审批表 长期 工程开工 复工暂停令 长期 质量控制 不合格项目通知 长期 质量事故报告及处理意见 长期 监理通知单 有关进度控制的监理通知 长期 有关质量控制的监理通知 长期 有关造价控制的监理通知 长期 合同与其他事项管理 工程延期报告及审批 长期 费用索赔报告及审批 长期 合同争议 违约报告及处理意见 长期 合同变更材料 长期 监理工作总结 专题总结 短期 月报总结 短期 工程竣工总结 长期 质量评价意见报告 长期 存档的时间：永久=永久；长期=工程寿命；短期=20年。