上海鹿都房屋地产开发有限公司管理手册.doc

上海鹿都房地产开发有限公司 管 理 手 册 二00七年五月  公司费用管理制度 第一条 目的 为加强公司成本与费用控制，规范员工申报费用及报销行为，降低管理费用支出，提高费用申报的工作效率，特制定本制度。 第二条 适用范围 公司业务费用的支出：包括工程费用、营销费用、咨询费用等； 公司日常管理费用：包括办公费用、通讯费、误餐费、业务招待费、交通费、车辆费用等各种日常发生的财务费用。 第三条 费用报销程序 一、费用申领日 如无特殊情况，每周二、五为费用申领日，每周两次。 业务费用按需要适时申报；日常报销费用每个礼拜报销一次。 二、费用表单使用说明 费用申报表单由财务部拟定，主要包括几个常用表单： 1、备用金借款单：须经常支付小额日常管理费用的员工才可申请长期借款，如驾驶员（支付日常汽油费、停车费等）、行政助理（支付日常保洁、文具、物业维修费用等），具体申领金额和申领次数另行规定。 2、请款单：未签订合同或用于支付公司及员工管理费用的借款时使用请款单（使用时才可以请款，非长期借款）。 3、差旅费报销单：出差时发生的交通费、住宿费、餐费等。 4、费用报销单：员工日常因公外出交通费、宴请合作单位餐费（餐费报销还须填写餐费附件）、其他垫付的小额费用报销。 5、工程签报：工程方面的所有付款（还须填写情况呈报表）。 6、非工程签报：签订合同后的所有非工程方面的付款。 三、报销单审核人员的复核内容 是否符合付款条件、是否有付款依据、单据填写是否规范、内容及金额与原始发票是否一致，签字是否齐全，签字人权限是否正确，是否符合相关费用管理规定等。 业务费用管理规定 （1） 经办人根据合同或预算书，核实合同履行进度和付款条件后申报。 （2）差旅费报销单餐费附件 6、车辆费用管理规定 车辆费用支出应事先报总经理审批后才能支出。 员工应填写《请款单》向财务部申请借款，办理结束后应按实填写《费用报销单》，交财务核销借款。 报销费用核决权限 1、日常费用开支预支预付审批权限如下： 总经理预支预付审批权限20000元（含20000元）以下； 20000元以上的预支预付开支有董事长或副董事长审批； 2、日常费用开支报销相应的审批权限： 总经理审批权限5000元（含5000元）以下； 5000元以上的开支由董事长或副董事长审批； 3）工程业务付款、营销费用等财务开支的预支预付款，以及报销按照业务进度和合同规定，由总经理批准开支。按照公司章程规定，重大工程事项需有董事长（或副董事长）以及董事会决议的，须事先由董事长（或副董事长）签批或由董事会决议通过批准。 第五条 其他注意事项 对于以上须由董事长或副董事长审批签字的，如董事长或副董事长不在时，首先必须履行相应的复核签字程序，直接交财务出纳报销；当董事长或副董事长在公司时，由财务出纳集中请董事长或副董事长审批签字。 当财务出纳认为有必要（指金额超过核决权限的情况下），应事先根据审批流程进行流转，最终根据核决权限提请董事长或副董事长同意才能报销的， 第六条 生效日 本制度自发布之日起执行。 第七条 适用范围 本制度适合集团所有员工，全体员工应共同遵守，所有报销均按制度执行。相关人员的签付均按照制度执行。非特殊情况不做特批。 第八条 解释权 本制度由财务部负责解释。 车辆管理制度 第一条 员工用车制度 1、公司人员用车须提前至总经办行政助理处办理用车申请，总经办将根据申请的先后次序、事件的轻重缓急等情况统筹安排，以便提高车辆综合利用率。 2、公司配备车辆供员工上下班、外出公干使用。其余因公需前往现场办事者，可凭发票报销交通费。 3、用车人员上车前须预先到前台处在《用车记录表》上签字确认。 4、乘坐班车的员工须准时上车，切勿延时，若因个人原因延时5分钟以上者，司机可征询其余用车人员的意见再决定发车与否。若屡次出现迟到现象者，自行解决交通工具。 5、《用车记录表》每周由行政助理汇总统计各位司机及公司员工出车频率。 6、如需使用公司车辆出省、跨日使用等特殊情况者，须经由总经理批准通过，方可使用。 第二条 车辆使用情况汇总 1、总经办将建立公司用车使用档案，每车一份《用车记录表》，驾驶人员和用车申请者按表要求填写、记录。 2、各车驾驶人员按经核准的《用车申请表》出车，临时用车总经办一律按申请先后顺序派车。 3、凡遇节假日，车辆未经批准不得私自出车。 4、非因公事不得私自出车。节假日，车辆亦不得作为私用。 5、机动车辆由总经办统一管理，原则上由指定驾驶员驾驶，遇特殊情况必须更换或替代驾驶员的，应由总经办批准。 6、公司车辆日常需停靠在公司本部指定的车位，因公需在公司外停泊、过夜，相关停车费等合理费用由公司承担。 第三条 驾驶人员准则 1、驾驶人员须严格按出车规定时间和路线文明行驶，不准擅自出车，更改线路。