世纪科怡档案管理软件信息培训讲义.doc

档案管理系统操作培训内容 字向红 一、世纪科怡档案管理系统基本操作 基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数据排序、与目录序列设置 1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本 ①档案管理系统功能： 世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。 a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管理等功能。 b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方式 c.自定义功能： ②世纪科怡档案管理软件常用版本： a.终端数： 单机：标准v3.2.1版本 网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。 b.数据容量： 根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下) Sql server（目录数据十万条以上） 2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例) ①对硬件和操作系统的要求 硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。 操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。 ②安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘） ③档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面 ④基本设置： a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。 b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D） c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）... d.辅助字典设置： 根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别 在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。 e.档号设置： 二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号 如：089-05-123-012 单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号 如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期) f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限 g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。 3、数据备份与恢复 恢复收发文管理门类：信息网()下载收发文管理数据-数据管理-备份与恢复-数据恢复-档案数据和格式数据恢复-选择恢复文件路径即可。 会计门类:同收发文管理门类恢复方法。 库文件备份恢复操作：备份is_archive.db这个文件即可。 4、目录的导入导出 a.导入：光标移到数据管理-F5后跳出下图窗口，按图示步骤进行导入操作（注：第4步路径为“C:\报表”，此报表在临沧档案信息网上下载）b.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定 5、录入操作 ①录入 科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。 传统文书、基建、科技、照片、会计等档案为二级管理 有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录 无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录 简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目 a.基本字段： 全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗号：形成档案全宗的单位代码。一般由所属档案馆制定分配。 立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位和个人。 档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号： 分类号：档案类别的代码。 题名：是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。 责任者：指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。 b.界面： 目录树：中间门类和底层门类 档案门类（类目） 文号由机关代字 年度 顺序号组成 如：临档发[2010]45号 机关代字：临档发 年度：2010 顺序号：45号 c.录入要求： 文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号。有文号的一定要填写全称，像只填入1或2或2001等都是不符合规范的。必须机号代字+年度+顺序号构成 如：临档发[2010]45号 密级：密级是文件必威体育官网网址程度的等级，按GB/T7156-1987《文献必威体育官网网址等级代码》将文献必威体育官网网址等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件