会计帐务电脑化 以大帐省为例.doc

會計帳務電腦化-以大帳省為例 前言 傳統的會計作業，以人工記帳為主，而每年中，較為繁複的工作有發薪水、報稅、年底結帳、編表等事項，也須由會計人員以人工的方式進行，因此常常會耗費許多時間。一般公司行號的會計人員，只要到了發薪日，就必須忙於計算每位員工的薪資，也因為不同的人，代收的項目與金額或者是績效獎金也會跟著不同；而報稅期間，如何正確無誤的將前一年所有的營業稅計算出來，更是一大工程；年底時，也經常需要加班至深夜來進行結帳的工作。由於會計人員的工作品質、身心狀況無法有效的加以控制，時常因為要在法令規定的時效之內提出相關財務報表的壓力，也會有錯誤的發生等等的問題。因此，在現今資訊科技大幅進步的同時，運用電腦的特性將會計電腦化，不但節省了企業的人力、物力與時間，也可達到會計資訊品質的時效性、可驗證性等等。 由以上可知，電腦化會計作業在效率上與人工處理有很大的差異。目前大約已有85%的企業已使用電腦資訊系統（註一：王惠真碩士論文，中小企業會計資訊系統引進程序之研究），當然不只因為電腦化的快速而改變，以下敘述說明電腦處理會計作業的特點（註二：會計資訊系統，林若娟，鍾昌儒，朱敏慎編著，啟發出版有限公司）： 1.處理大量交易 一個中大型公司的交易量往往相當龐大，在人工作業的環境之下，可能要花費很多的人力來處理，而電腦化後則只需少數幾個人和幾部電腦即能處理大量的資料，而且電腦能夠同時處理多筆交易，在資料輸入至某一數量時，再一次同時處理，而不會有紊亂的情況發生，可收省時之效。 2.降低錯誤發生的機會、減少錯誤更正的時間 人工處理作業常因人員的疏忽而造成資料處理的錯誤，嚴重者會影響決策的執行；而發現錯誤時，也需花費很多資源與時間來找出錯誤並更改之。如果使用電腦處理，只要將正確的資料重新輸入系統中，電腦便會自動處理，錯誤的情形自然也就減少許多。 3.自動產生交易資訊 電腦能將某些定期會發生的交易，在指定時間內，系統便會自動產生交易，而不需要人工的提醒。最明顯的例子就是銀行的主電腦，在固定的日期便會自動計算各存戶的利息，並且記入存戶的帳戶之中，而不必用人工一一計算。不但快速又能避免錯誤與遺漏。 4.即時提供資訊 在傳統作業下，大多是定期提出報告給管理者以進行管理控制。但是在電腦作業之下，當局有需要時，便可立即從檔案中擷取所需的資訊，具有相當大的彈性和時效性，對於決策規劃更是廣泛。 5.書面資料的減少 由於使用電腦處理資料，各種資料均儲存於電腦的記憶體當中，不像人工作業下，各種憑證與資料均以書面的形式存在。對於這種「無紙化」的情形，不儘減少了放置的空間，更讓我們更快的找到資料。 6.會計科目編碼建全會計原則及系統化的會計科目編碼，以化繁為簡方式省去分別記載明細帳務管理煩惱。及資訊串聯至MIS整合作為企業管理的架構會計軟體簡介 其實，現在市面上有許多會計軟體，例如：大帳省、正航、鉅盛、高格、凌越、千奧…等。其實在功能上都大同小異，但是在操作上、成本上、週邊硬體…等等，不一定都適合每一家企業。所以，選一套適用又方便的會計系統，對公司是很重要的。以下表格，列出一些較有名的會計系統與它們的功能，供大家比較： 表1：會計軟體比較表 名稱 英創-大帳省 正航一號會計系統 2002-XP 版 最佳拍檔會計總帳 圖 示 預算 3000 4250 6500 100萬 3992 功能模組 線上解說功能導航圖表分析會計總帳銷售作業採購作業庫存管理系統設定行事曆 進銷存系統銷售採購庫存管理維修系統銀行往來管理自動過帳機制客戶、廠商基本資料管理系統設定會計傅票資料管理固定資產管理會計財務、銀行票據進銷庫存、收付帳款採購訂單固定資產、媒體發票出口貿易人事薪資、出勤管理生產製造EZ-POS、M-POS(PDA)、客製化修改 客戶廠商資料管理標籤列印常用分錄設定常用片語設定會計科目維護部門資料設定傳票登入列印傳票自動過帳年度資料結轉總帳平衡檢查行事曆 .tw/ 英創科技 /TWindex.htm 凌越資訊 .tw/data/cus.asp 鉅盛資訊 .tw/ 正航資訊 .tw/e-wing/model_index.cfm?CONSULATENO=46高格亞翼.tw/ 軟體王網路商店 本報告以大帳省為例，因為學校的成本考量，並且功能單純、操作較簡便，所以採用之。 會計電腦化範例說明 以96年 全國商業類技藝競賽 會計資訊組 術科題目　為例： 期初資料如下：   Step 1：確定系統日期 由於各項表單是利用日期加流水號的方式編排，以及各項會計交易事項必須與交易日期相配合。因此，使用者必須確定系統的日期是否正確 Step 2：建立新檔  Step 3：起始作業-會計科目的建立 　　建立適合公司帳冊的會計科目表。 「新增」會計科目 「