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北大方正宽带网络科技有限公司行政部工作管理手册_精品
编号:XZ-ZD-GLSC-0411(V1.1)
方正宽带
行政部工作管理手册
北大方正宽带网络科技有限公司
2004年4月13日
目 录
第一章 总则 4
一、制定管理手册的目的 4
二、行政部的职责范围 4
第二章 部门结构 5
一、部门岗位职责图 5
二、岗位职责描述 6
第三章 工作管理规程 7
一、行政管理 7
1、考勤制度 7
2、加班制度 7
3、请假制度 7
4、例会制度 7
二、业务管理 7
1、受理电话规范 7
2、发送电话规范 8
3、通话的基本要求 8
4、总机的管理制度 8
5、来宾接待须知 9
6、前台接待处配备: 9
7、办公用品的购发 9
8、礼品 10
9、名片管理办法 10
10、证照的管理 11
11、印鉴的管理 11
12、员工胸卡的管理办法 11
13、钥匙管理规定 12
14、书刊管理办法 12
15、安全保卫工作条例 12
16、司机管理规定: 13
17、车辆管理办法 14
18、会议规则与管理 15
三、员工考核管理制度 18
1、考核目的 18
2、考核时间 18
3、考核内容 18
4、考核形式和办法 19
5、考核程序 19
6、特殊考核 20
7、考核结果及效力 20
第一章 总则
一、制定管理手册的目的
为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率,我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定《行政部管理手册》。
二、行政部的职责范围
行政部的主要职责范围包括:
后勤服务的全方位保障
印鉴管理
安全保卫管理
有关证件的办理与保管
公司活动的组织
第二章 部门结构
一、部门岗位职责图
总 接 公 信 用 文 设 行 车 车
机 待 司 件 品 件 备 政 辆 辆
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接 客 勤 发 理 理 护 项 使 费
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修 预
算
二、岗位职责描述
参照人力资源部《方正宽带部门职责标准》第三章 工作管理规程
一、行政管理
考勤制度
参照人力资源部《方正宽带部门职能要求》
2、加班制度
参照人力资源部《方正宽带部门职能要求》
3、请假制度
参照人力资源部《方正宽带部门职能要求》
4、例会制度
第一条 为了能及时总结本部门阶段性工作情况,调整和部署下一阶段工作,及时解决发生的问题,实现员工的有效沟通,我部门实行每周例会制度。例会可邀请其他部门有关人员列席参加。
在周例会上所做出的任何决定,员工都要坚决执行,贯彻落实。
所有员工(特殊情况除外)都必须准时参加每周的例会,否则按旷工处理。
二、业务管理
1、受理电话规范
电话铃声一响,应迅速接听。
总机在接听电话时要迅速,并用亲切的口吻说:“您好!,方正宽带”;
若分机占线,应对来电者说:“对不起,分机占线,请稍后再拨。”;
若对方电话不清晰,应说:“对不起,麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗语,都应和气应答;
在受理电话时,要认真听取对方谈话,必要时应做好详细记录;
在结束通话前,道“谢谢,再见!”。
2、发送电话规范
在发送电话时,首先自己打好腹稿,重要电话,应起草电话稿;
电话接通后,应通报自己单位、姓名,如“您好,我是方正宽带公司***部***。请求对方找受话人;
需要对方记录时,在叙述事由前提醒对方做好记录准备;
对于重要电话,通话结束后,应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。
3、通话的基本要求
语气要和蔼,语言要文明。通电话时,要提醒自己“我在代表公司讲话,这是公司形象的一部分。”所以用电话时,一定要注意使用文明礼貌语言,例如:您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时,声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时,口气尽量婉转:“您贵姓?应当怎样称呼您?”;
发音要清楚,语言要准确。通话应使用期普通话,切忌夹杂方言土语;
内容要扼要,重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容,通话前要拟定一
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