第七讲会议管理实务课件_精品.ppt

* * 第七讲:会议管理实务 * * 主 要 内 容 一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备 三、会议中的实务 四、会议后的实务 五、召开各种形式会议的方法 六、如何提高会议的效率 * * 一、会议的基本知识 1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。 * * 2、会议管理 会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。 * * 3、会议的分类 （1）按会议的目的分类 （2）按会议的形式分类 （3）按会议的职级分类 * * （1）按会议的目的分类 会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。 * * （2）按会议的形式分类 圆桌会议 公开讨论会议 小组讨论 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 * * （3）按会议的职级分类 股东大会 董事会 常务董事会 中层管理人员会议 员工大会 工作场所会议 * * 二、会议的计划与准备 1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法 6、会议通知的写作和传达方法 7、会议资料的准备 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的准备 11、为来宾安排膳宿等 * * 6、会议通知的写作和传达方法 通知应包含的内容: (1)会议的名称 (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称 (3)日期、时间（开始到结束的预定时刻） (4)地点 (5)议题 (6)主办者的联络处、电话号码等 * * 8、会议场所的布置 圆桌型 口字型 U字型和V字型 教室型 * * 9、出席者的位置 领导者（主持人、主席） 负责记录的人 其余参加会议的人 列席人员 * * 主席台的布置： 领导为单数： 7 5 3 1 2 4 6 * * 领导为双数： 1 2 3 4 5 6 8 7 * * 三、会议中的实务 1、接待实务 2、会场的管理及茶点招待 3、会议中的电话或来访者 4、宣读和做会议记录 * * 4、如何做好会议记录 会议记录应记载以下事项： 会议名称 会议时间 会议地点 议题 主持人、主席 出席者名单 会议的经过情形及结论 相关的资料 下次会议预定日期 * * 四、会议后的实务 1、会后杂务 2、编写会议简报 3、拟写会议纪要 4、会议总结 * * 2、编写会议简报 * * 3、拟写会议纪要 * * 五、召开各种形式会议的方法 1、办公会议 2、代表会议 3、联席会议 4、学术会议 5、新闻发布会和记者招待会 6、报告会 7、座谈会 8、国际会议 9、电话、电视会议 10、签约仪式 * * 六、如何提高会议的效率