行政前台培训章程.ppt

行政前台培训课程 Feeling 桓 HR Department 形象礼仪电话礼仪接待礼仪快递管理文档管理账目核对各类资产管理日常行政事宜 形象礼仪 工作时间应着正装，保持仪容整齐，女性同事应化淡妆 工作时间应做到言行大方得体，使用礼貌用语 电话礼仪 接听电话需使用礼貌用语 需要过滤推销，调研等无效电话 对公司情况和产品有一定了解，以满足客户简单的咨询的需要 为对方留言时，要问清对方姓名，公司，电话，致电事宜，并进行复合，且及时将信息反馈给相关人员 接待礼仪 有客人来访需微笑站立并询问客人来访意图 将客人安排在相关等候区域奉茶后通知相关人员 若客人需要等候较长时间，请向客人提供企业产品介绍资料或者杂志等以供客人翻阅 快递管理 将收到的快递归类，并及时分发 快递发出后，清点底单，以备核查 快递需实名制寄送，前台人员应做好发件人部门，姓名等核查 当快递信封和面单余量不足时，应及时联系快递公司配送 文档管理 管理前台各类行政文档，对其进行合理有效归类 各类行政账单的留底存档 各类行政信息及表格的维护与更新 账目核对 收到供应商提供的账目后，应仔细核对各类账目，并及时处理有异议的条目，如遇无法处理的情况，应及时向上级汇报 账目核对无误后，发送给相关人员，并通知供应商开具发票 到期未收到账单的，应及时与供应商联系，要求其尽快发送账单 各类资产管理 饮水机，投影仪，花卉等各类固定资产的管理，如遇故障或损坏，应及时联系相关人员进行维修或更换 文具，杂志，饮品等资产的管理，定期检查，及时补充库存，以避免出现断货的情况发生 日常行政事宜 各类机票，酒店预定以及接机事宜的安排 保持环境的整洁，必要时请阿姨协助打扫 与物业沟通，处理各项物业事宜 日常行政事宜——机票 收到邮件后，及时为同事预定机票，根据公司制度，机票的预定只接受邮件预定。如遇特殊情况，应发送手机短信，事后应补发邮件。 如临近出票限时还未出票，应提醒员工是否需要出票。 所有订票，出票，改票，退票应及时做好记录，以备对账。 日常行政事宜——酒店 收到邮件后，确认订房信息，酒店，姓名，入住时间，离店时间 为客人预定酒店，尽快将酒店的确认信发送给客人，如果截至入住时间是18：00的，应提醒客人是否需要做担保 如遇退订，应尽快和酒店方联系 日常行政事宜——接机 与客人详细核对抵达日期，抵达时间，航班号及目的地 与司机联系后，应及时制定接机表，发送给客人，让客人核对日期，时间，航班号，目的地等信息 如有变动，应及时和客人或者司机联系 祝您工作愉快！