商务接待礼仪注意事项.doc

商务接待礼仪注意事项 ”I’’d like to make an appointment with Mr. Lee.”(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。 　　第2招 向沟通对手表示善意与欢迎 　　如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：”I will arrange everything.”(我会安排一切。)不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。 　　第3招 沟通进行中应避免干扰 　　如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。 　　第4招 遵守礼仪 　　沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。 　　第5招 适时承认自己的过失 　　如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的”I’’m sorry. It’’s my fault.”(对不起，是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。 　　第6招 抱怨不是无理取 　　以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方”I have a complaint to make.”(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。 　　第7招 资料须充实完备 　　具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说”We have a pamphlet in English.”(我们有英文的小册子。)或”Please take this as a sample”(请将这个拿去当样品。)时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。 　　第8招 缓和紧张的气氛 　　当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出”How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。 　　第9招 做个周到的主人 　　如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他” You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备。)协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。 　　第10招 询问对方的意见 　　每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句”What is your opinion?”(你的意见是?)或”I’’d like to hear your ideas about the problem.”(我想听听你对这个问题的看法。)不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。 　　第11招 清楚地说出自己的想法与决定 　　如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他”I had the right-of-way.”(我有优先行驶权。)或没告诉他”I think I should call a lawyer.”(我想我该叫个律师。)你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语一定会大有进步! 　　第12招 找出问题症结 　　任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探询”What seems to be the trouble?”(有什么困难吗?)或问一句”Is there something that needs our attention?” 有什么需要我们注意的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，