九十二第一学期第一次总务会议会议纪录.doc

九十二學年度第二學期總務會議會議紀錄 開會時間：九十三年五月二十七日（星期三）上午十時至十二時 開會地點：聖公樓三樓會議室 主　　席：孟總務長祥仁 記　　錄：宋麗瓊 應到人數：二十一人 實到人數：十九人 出席人員：詳簽到表 列席人員：游振山、曹傑尊、宋麗瓊、趙文宜、吳慶龍 缺席人員：陳主任智湧、董組長瑞宏(病假) 壹、宣布開會：十時十分 貳、校長致詞： 今日跟大家一起來討論如何讓學校的總務工作做得更好。舉凡不屬於學務、教務的事情，在職掌上找不到負責的單位時，最後難免都會歸於總務處，所以總務工作內容是最複雜、最多元的，換句話說是最不可預測的，也是最難討好的，對一般人而言也是最害怕的工作。譬如小時常聽父親說公司的伙食好難吃，但不論怎麼改進都會有人抱怨；變得再好，都還是有值得再改進的地方。所以總務是大家畏懼的一環，在此要特別感謝總務處同仁。正如剛才所說：總務工作可以有進步的空間，對被服務的人而言，也總是可以提出許許多多新的要求。在此謝謝各位主任過去對總務工作的配合並體諒他們的辛勞。 在學校做總務有一個最大的困難就是人手不足，常看到總務處同仁在規定的期限內拚命趕進度，以便完成工作，因此希望能夠增加人手。身為校長，一方面能體會他們的辛勞，另一方面我也承受董事會的壓力。學校人事費用逐年膨脹太快，雖然實際上費用是用在教學上居多，如增聘高階師資、鼓勵教師進修，甚至鼓勵教師退休等等，但對董事會來說人事費用就是花費太多。因此麻煩總務長就總務處內部人手上先做協調工作及內部效率提昇。至於制度方面，為了讓工作順利推行，每個單位都有制度，可是為了制度上作業的方便，會不會反而阻礙了工作的推行，變成削足適履，這是要與總務處同仁們共同勉勵的地方。 在我來學校擔任校長之前曾收到黑函，指出要對總務處特別注意。其實在我來學校的第一年，對總務處的同仁沒有任何調動，事後陸總務長以身體不適自動請辭，才請孟總務長接任總務這職位本身就容易讓人懷疑，因此在任用總務長時，第一個要求便是人品。在此也請各位不要隨便懷疑總務處同仁，不要讓總務處同仁感受到不被信任，甚至蒙受不白之冤，而使士氣受到打擊。 參、報告事項： 一、保管組由事務組游組長代為報告： 自九十三學年度起消耗品及非消耗品領用將全面採用『財產、物品管理系統作業』管控，為提昇服務各科系及行政單位領用非消耗品及消耗品，請各領用單位配合填寫新編號（如附件），以利作業。另各設置有實習材料室，實習材料、零件之科系亦將全面採行， 請各相關系科主任轉知同仁，預先整備。 孟總務長： 這次管科會訪視中，對財產保管格外重視，建議各系科務必落實本校「財產物品管理系統作業」管控，請主任們幫忙做好平時的督導及巡查。另外，為落實本校財產、物品帳物相符規定，五月三日至六月八日實施實地財產物品盤點，非常謝謝主任們的協助。 系主任： 請問老師領取耗財、耗品是否須行政單位幫忙填購或者老師自行申請？ 孟總務長： 過去要領取耗財、耗品是由各系預算中編列，今年之新措施為將各單位業務統編在保管組，故不須再由各單位填寫請購單，只要各單位填寫由保管組提供之需求表，保管組在做統計後，再定期採購，包括耗材、印表機油墨等，皆由學校負責統一採購，將資源統合運用，各單位只須負責調查統計，再集中式領取即可。 電通系林主任： 如耗材不在領取項目中，是否可向保管組反應請求代購？ 孟總務長： 耗材不在表單內的，當然可以增列。 二、事務組游組長振山： 91年度整體發展獎補助經費運用績效訪視意見，某系設備有分批採購之瑕疪，應並案處理。 有關分批、分別採購說明如下： 分批採購： 即同一年度對同一採購標的或同一類似採購標（得由同一行業別廠商提供且由機關指定同一廠商提供者），辦理二次（含）以上採購之謂。其與法定預算是否編列同一科目或同一分支項目並無直接關係。 分別採購： 依採購法施行細則第十三條「本法第十四條所定意圖規避本法適用之分批，不包括依不同標的、不同施工或供應地區、不同需求條件或不同行業廠商之專業項目所分別辦理者。」據此，對同一年度法定預算書之同科目或同分支項目之預算如分開辦理不同標的、不同施工或供應地區、不同需求條、不同行業別之採購事項時為分別辦理採購而非分批辦理採購。 5-1