公文制作系统操作说明.doc

葳橋資訊 公文製作 系統使用手冊 文件編號： SUM- 0970101A 版　　次： V0.1 文件日期： 98/02/19 文件制/修訂履歷 制/修訂 版次 制/修訂 日期 制/修訂 說明 作 者 備 註 V0.0 97/06/03 初版 Nelson 目　錄 1. 概述 4 1.1 手冊內容 4 1.2 系統範圍 4 2. 系統描述 5 2.1 系統功能層次架構圖 5 2.2 系統使用與管理單位描述 6 2.3 操作環境需求 7 3. 共同操作說明 8 3.1 瀏覽器使用簡介 8 3.2 如何進入／離開本系統 9 3.3 畫面結構說明 12 3.4 應注意事項 14 4. 公文製作系統操作說明 16 4.1 檔案管理 16 4.2 詞庫管理 42 4.3 電子來文管理 52 4.4 電子發文管理 53 4.5 個人基本設定 53 4.6 基本資料管理 55 4.7 主控安全設定 58 4.8 系統參數設定 65 概述 手冊內容 本文件在介紹「公文製作」（以下簡稱本案）系統功能介紹及系統操作方式等，以教導使用人員瞭解本案各項系統之共通操作程序，並針對各項系統之功能架構、作業流程、各功能模組之使用方式等有基本的認識，從而引導使用人員充分瞭解各項系統功能之操作方法，進而正確使用各項系統。 本手冊依　貴單位之現行組織編制，按照不同系統功能分述其操作方式。 系統範圍 說明此次專案中所包含之系統範圍，可參考文件： RFP：第四章專案需求說明。 PEP：2.1.2專案目標 PWP：1.2計劃目標 系統描述 系統功能層次架構圖 系統使用與管理單位描述 序號 系統名稱 使用單位 管理單位 備註 1 公文製作系統 全單位 資訊室 操作環境需求 每一使用端的作業系統及瀏覽器軟體如下說明，即可正常使用。 作業系統：Windows 98 SE/2000/XP。 瀏覽器軟體：Internet Explorer 6.0以上。 共同操作說明 瀏覽器使用簡介 IE功能列：提供瀏覽器的各種功能選項；可以利用滑鼠左鍵點選，出現下拉式選單後，再選擇所需執行的功能項目。 IE功能鈕：以滑鼠左鍵點選該圖示即可執行該項功能。若不知道該圖示功能，只須將滑鼠移到該圖示上稍做停留，電腦會在游標所在位置自動提示該項功能鈕的說明。 網址列：於此處輸入欲連結的網站位址。 捲軸：將滑鼠移到捲軸，按住滑鼠左鍵並上下移動，以捲動視窗。 圖 3.11 如何進入／離開本系統 進入系統 使用者需安裝Microsoft Internet Explorer瀏覽器即可開始執行本系統。 開啟Microsoft Internet Explorer後，並於瀏覽器的網址列上輸入系統網址即可(系統網址請洽系統管理員)出現系統登入畫面，如下圖所示。 圖 3.21 輸入帳號與密碼，點選【確定鈕】。待系統確認無誤後，即可進入系統主畫面，如下圖所示。第一次進入系統須先建立基本資料及目錄，輸入好資料後按建立資料鈕，當出現已建立目錄並重新登入之訊息即為完成，如未出現請重覆按下建立資料鈕。 圖 3.22 點選畫面左方「個人基本設定」的「個人密碼維護」，進入修改密碼畫面。 圖 3.23 分別輸入原密碼及您欲設定的新密碼、確認密碼，按下【修改】。 圖 3.24 畫面上方出現修改成功的訊息（如下圖）。 圖 3.25 離開系統 將滑鼠移到系統畫面左上角，點選【回INTRANET首頁】即可離開系統，(如下圖)所示。 圖 3.26 畫面結構說明 作業畫面說明 目錄選單：列出系統各項作業名稱，點選其中一個項目後會展開出該項目底下的次目錄選單，(圖3.3-1左側)。 次目錄選單：列出目錄選單中細項作業名稱，次目錄選單中所列出來的就是各程式的名稱，點按其中任一頁會進入到執行該程式的畫面。 作業區：在次目錄選單中點按任一個作業的名稱，該程式作業之畫面會顯示於作業區。 圖 3.31 操作說明 在各個系統中，皆有該填入資料或選擇選項的地方，因應操作上的方便分成以下幾種類型，使用基本說明如下 欄位及功能鈕說明 資料欄位：可在空白處填入文字或數字資料。 單選鈕：供單選項目選取之用，滑鼠左鍵點選即可選取該選項。 下拉式選單：點選下拉可帶出選項供選擇。 功能鈕：中央文字為該功能鈕的功能名稱