办公室事务管理课.ppt

date/time 故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停 ????? 出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常情况，可按下列步骤处理： ??? (1)检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位。 ??? (2)纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位。 ??? (3)各个传感器是否完好。 ??? (4)主控板是否有短路等异常情况。??? date/time 故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮 ????? 这种情况可作如下分析处理： ??? (1)首先应检查电源保险丝是否烧毁。 ??? (2)电源全主板的连接线是否插好。 ??? (3)如各组电压正常，线路也连接完好，则有可能是液晶显示器本身损坏。另一个可能是主板有故障。 ????? date/time 故障7：复印、发送文件中有一条(或几条)竖黑线 采用线状电耦台器件(ccD)的机器一般为反射镜头上有脏物；采用接触式图像传感器(CIS)的机器是其透光玻璃上有脏物。出现这种情况用棉球或软布蘸酒精清洁即可。 计划、决策阶段 任务一 拟写《秘书如何接打电话》的专题讲座提纲 任务二 以秘书的身份模拟接打电话的情景 实施阶段 1、完成任务一的电子文稿写作 2、分角色完成任务二 检查评估阶段 填写《评价表》 小组互评 五、电话的后续处理 六、拨打电话的技巧 整理电话记录 及时处理有关事务 不占用对方过长时间、打错应道歉 集中精力、注意语言、适时结束 理清思路、随时记录、表明身份目的 等待回应、不与旁人交谈、设想对方问题 七、电话礼仪 示范讲授 任务二 以秘书的身份模拟以下接打电话的情景： （1）一位株洲电视台广告部的客人张小玉要找总经理李明，总经理不在； （2）一位客户刘必来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接广告设计部； （3）株洲第三彩印厂厂长王东来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他； （4）广州玩具公司经理方全来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。 演练： 模拟人物：齐康公司秘书张叶 模拟内容： 通知各部门经理，3月31日下午3点在办公室第一会议室开第一季度营销工作会议，要求携带相关资料。 要求：以张叶身份给行政部潘经理、销售部孙经理、市场部杜经理、流通部张经理、公关部金经理打电话，通知他们开会。 演练： 模拟人物：齐康公司秘书张叶 模拟内容： 接到总公司电话：通知公司李经理，4月1日下午坐z18次火车到北京总公司第一会议室开第一季度营销工作会议，要求携带相关资料。 要求：按10步打电话给接待秘书刘丽订票并安排小车送站，通知齐康公司办公室主任王明，通知李经理 z18次火车：长沙——北京西，发车：18：00，到达：07：11 项目1：行政部潘经理亲自接了电话 2：销售部孙经理正在开会，通知他的秘书王丽 3：市场部杜经理的秘书李金接的电话，通话中张叶突然接到一个重要电话需要立即处理 4：流通部张经理总是询问你职权外的公司消息 5：公关部金经理接到电话因为上次会议迟到的人很多耽误了业务冲你发火 任务三 绘制接发传真的方法流程 date/time 目前，用于传真机通信的设备主要是三类传真机，它采用了先进的平面扫描和光电转换技术以及数据传输技术。二类传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路 (模拟信道)等3个部分共同完成。在传真通信过程中，要求每台机器既能发送图文信息，也能接收图文信息。对一台机器而言，不能同时发送和接收图文信息。所以，当两台传真机进行通信时，若其中一台传真机进行发送操作，则对方的传真机便讲行接收操作。 date/time 传真机的使用与维护 传真机是一种结合光学影印技术与电话传输技术将一份文 件传送到另一端的一种设备。它先是对送入的文件通过图像传感器逐行地扫描，利用光电转换原理，将黑白字迹变成数字脉冲，并将其调制后转换为音频信号，通过标准电话线路的传送， 进入接收方的传真机。接收方的传真机再利用还原解调装置将信号恢复成数字脉冲，该数字编码信号被解码后就可以重新得到图像元素原始的形式，由记录部件记录在专用的记录纸上。当接收机收到全部数据并完成记录工作后，即可获得与发送机原稿相同的传真副本。 ???? 传真机的维护具体包括哪些内容？ date/time 1．选择安装场所 ????? 选择传真机的安装场所应注意以下问题： ??? (1)一定要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座，插头在插座中不能松动，勿与产生噪声的电器(如空调机、电传打字机等)共用电源，而且接地一定要好，否则会造成误码率高、传真质量差的不良现象。如果漏电或烧坏芯片会严重危害人身安全。 ??