培训纸质档案整理立卷工作流程.ppt

纸质档案 整理立卷工作流程 工作流程： 收集——整理——立卷——移交 （卷内文件排列--编页号--编目—填写备考表—填写案卷封面--扫描--装订）  一、收集1、收集范围：办理完毕、具有一定查考保存价值文件。归档范围要求详见《台州学院部门归档范围与保管期限》 2、收集原则——“以我为主” 3、注意事项 （1） “帐内” (红头)文件材料的收集一份文件包括：拟稿单、正本、定稿； 请示与批复放一起，批复在前，请示在后。 （2） “帐外”文件的收集注意反映专业职能活动的文件材料的收集 （3） 其它门类和载体文件材料的收集 包括声像、实物档案。 二、整理（卷整理） 1、保持文件间的有机联系有机联系是指文件在来源、时间和内容等各方面的联系如：一个历史阶段、一个年度、处理一项业务、进行一次调查、召开一次专业会议、承办一起案件。 2、区分文件不同价值 保证档案质量的重要因素 区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁 3、便于档案保管利用归档文件整理最基本的原则前两者是手段，后者是目的与要求在前后两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便 三、卷内文件排列 1、密不可分的文件，依序排列。 如：正件与附件、拟稿单与正本与定稿、批复与请示、转发件与被转发件、中文稿与其它文字稿等。 2、按事由结合时间、重要程度排列。 事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。比如，一项工程、一次活动和一次会议，可以视为一个事由。 3、会议文件、统计报表、课题项目等成套性文件要集中排列。 四、编页号：1、编号原则： 有文字图像的页面都要编号，空白页不编号。2、页号位置： 每页文件正面的右上角和背面的左上角。 五、编写卷内目录并打印（计算机文件著录）（1）应依据分类、排列的结果，逐件编制目录，以“件”为单位进行编目，目录中一件只体现一个条目。 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。（2）归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页次等项目。（逐一在档案管理系统中输入） 卷 内 目 录 件号 责任者 文 件 题 名 文号 日期 页次 （3）卷内目录的填写 1、件号 2、责任者——文件的发文机关或署名者，填写全称或通用简称。 3、文号——发文字号照实抄录，发文机关代号、发文年度、发文顺序号都不能省略。 如：台学院档发[2014]1号 4、题名：文件没有题名或题名含义不清，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”。 如：“台州市教育局关于转发台编[2007]44号文件的通知”——重拟为“台州市教育局关于转发台编[2007]44号文件[关于同意将温岭师范学校并入台州学院等事项的批复 ]的通知” 又如：“台州市档案局通报”——重拟为“台州市档案局[关于档案达标升级情况]的通报” 会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。 5、日期——以8位阿拉伯数字标注。 6、页次——填写一份文件的起始页。最后一个文件填写起止页号。  六、填写备考表备考表的填写——用以对卷内文件进行必要的注释说明 。1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。 七、填写封面目录（与案卷目录对应） 八、编写案卷目录并打印（计算机案卷著录） 九、扫描 十、装订包括：卷内目录、文件、备考表“三孔一线”左对齐、下对齐结实美观 十一、移交 1、移交时间 （1）每年5月30日前，各部门移交上一年度档案，之前年度应归档材料尚未移交的应及时补交归档。 ???（2）每年10月30日前，各二级学院移交上一学年度档案，之前学年度应归档材料尚未移交的应及时补交归档。 ??? （3）科研、基建项目和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。 ??? （4）学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制，应随时向档案馆移交归档。 2、纸质档案移交内容 纸质档案一套 纸质案卷目录一份（办理移交手续时用） 3、履行一定的移交手续。