(会议管理实务课件)项目8-外事会议服务.ppt

项目八 项目八：外事会议服务 知识目标 掌握仪式的特点及会场要求 掌握参与签字仪式人员应具有的身份及特点 掌握外事会议文本的相关知识 了解涉外礼仪规范 能力目标 能够合理布置签字仪式会场 能合适确定签字仪式人员 能为会议准备好相关文本 能做好得体的礼仪工作 一、任务描述 1、情境导入 新世界公司为进一步拓展业务，决定与× × （英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在2020年9月10日举行， 你作为新世界公司的秘书，需要筹备签字仪式。 一、任务描述 2．训练任务 二、任务实施 任务1——要素分解 知识链接 ?签字仪式 通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。 知识链接 ?布置签字厅 （1）签字厅的选择 总原则是要庄重、整洁、清静。室内应铺满地毯，除必要的签字用桌椅外，无需其他陈设。 （2）签字桌椅 双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢； 多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。 知识链接 ?布置签字厅 （3）准备签字用具。 包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。 （4）国旗的摆放。 与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。 （5）参加人员位置。 按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。 知识链接 ?布置签字厅 （6）讲台。 在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。 （7）会标。 由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。 （8）香槟酒。 事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。 二、任务实施 任务2——要素分解 步骤1：查找联系人及电话号码。 步骤2：拨号。 步骤3：介绍自己； 步骤4：称呼对方； 步骤5：说明意图； 步骤6：对方答复； 步骤7：结束对话。 知识链接 ?商定参加人员 1）签字人。 签字人员要符合以下条件：具有法定资格；规格相等。 2）领导人。 签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。 3）致辞人。 一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。 4）主持人。 主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。 知识链接 ?商定参加人员 5）见证人。 见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应大致相等。 6）助签人。 助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。 7）群众代表。 有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。 8）记者。 为扩大影响，可邀请新闻单位派记者参加签字仪式。 二、任务实施 任务3——要素分解 步骤1：文本的定稿。 步骤2：文本的翻译。 步骤3：文本的校对。 步骤4：文本的印刷。 步骤5：文本的装订。 知识链接 ?签字仪式 基本程序 1）宣布开始。 此时，有关各方人员应先后步人签字厅，在各自既定的位置上正式就位。 2）签署文件。 通常的做法，是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，应当名列首位。 知识链接 ?签字仪式 基本程序 3）交换文本。 各方签字人此时应热烈握手，互致祝贺，并互换方才用过的签字笔，以志纪念。 4）饮酒庆贺。 有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。 参考评分标准 W W W . E D U 1 2 . C O M 外事会议服务 布置签字仪式会场 1 文本的准备 3 商定参加签字仪式的人员 2 签字仪式 会场布置 选择、确定 签字仪式会场 设计 条幅 布置签字桌椅 * *