(培训课件)会议主持技巧.ppt

管理-表述技巧 2018/4/8 2 如何有效地操作会议 培训目标 2018/4/8 3 在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？ 会议操作 会前安排 会议召开 会后程序 2018/4/8 4 会议操作 有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属的以及公司的目标结合在一起，耐心十足的做计划。 从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。 A. 你能处理会议过程中所发生的冲突。 B. 你能确定每个人都参与了会议。 C. 你能避免会议中的冲突。 2018/4/8 5 会议操作 正确答案：AB 实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。 2018/4/8 6 成功的会议需要一个明确的方向。作会前准备，需要积极并仔细耐心的思考。 如果你都不知道你要去哪儿那你就要当心了，因为你不可能 到达那儿了。 —Yogi Berra 会前准备 2018/4/8 7 安排会议相关的后勤工作 制订一份会议议程 通知与会者会议详情 I. 会前准备 会议准备 2018/4/8 8 案例 比尔负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右栏中列出了需再一次确认的事项。 主要工作 确认事项 选择会议场地和时间 确认与会者的最佳时间 预定并检查会议室 确认会议室的大小合适 确认主持人所要求的设备 再一次检查媒体设施 准备提神的茶点 通知酒店提供茶点的种类与时间 制订会议室与桌型的最后安排计划 检查桌椅摆放，是否需要桌子或只需要椅子？ 指定人员协助 如有必要，指定人员设置并操作媒体设施 2018/4/8 9 II. 制订会议议程 会议目的概述 场地 开始与结束的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与具体时间 会前准备 2018/4/8 10 III. 通知与会者 通知的方式由组织的大小决定 给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排 用传真或e-mail的方式提前通知（包括常规邮件与提醒e-mail） 确认出席人数 会前准备 2018/4/8 11 案例（二） Joan被任命做一个销售会议的议程，但她以前从来都没有做过。会议两周前，她开始e-mail给与会者通知会议的时间与地点；随后，又发了一张包括所有议题的清单。马上，类似“我们应该获知更多的情况”“谁将主讲这些议题？”的反馈分涌而至。无奈， Joan只能和她的上司一起重新做这次会议计划。 现在，请回答以下的几个问题： 2018/4/8 12 案例（二） 以下说法是对还是错？ 尽管该销售会议被重新计划， Joan仍正确的使用了会前准备技巧起草了一个成功的会议。 对 错 实际上， Joan应该将通知再提前一点，并制订一个详细、有效且专业的议程。 2018/4/8 13 案例（二） 虽然Joan在制订会议计划上不太明白，但是她依靠经验行事。 Joan应使用以下哪些方法来制订成功会议的计划呢？请选择。 下次这种情况应请一个制订会议计划的专业人士来协 助处理。 制订一个包括时间结构，议题和主讲人名单的议程。 至少提前一个月通知与会者。 认为常规的邮件和e-mail 是通知与会者的最好方法。 如果Joan提前通知与会者并制订了议程，她的会前准备就成功了。 2018/4/8 14 好的开始是成功的一半！ 会前准备 2018/4/8 15 会议召开 怎样的会议就算成功？ 大纲中列出的事情都做了 与会者十分满意自己会上 的表现 所以，在每一次会议中，你都应该: 围绕其大纲与目标 鼓励参与 会末总结 2018/4/8 16 维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。 在议程中设置每个议题的时间范围。 会议目标应贯穿始终。 安排人员缓和会议气氛； 安排人员做会议记录并提醒时间。 围绕大纲与目标 2018/4/8 17 鼓励参与 参与是任何会议成功的要素。 以下是Mack和Sara关于会议中与会者问题的讨论。 2018/4/8 18 案例 M - Mack；S：Sara M：你知道吗，我认为这次会议开展得不错，除了坐在后面