(培训课件)联想集团会议组织和管理制度.ppt

会议的组织和管理 会后总结和决算 统计分析参会情况 会后的总结和决算 案例：2000年代理会分析 会议的组织和管理 会后总结和决算 会议费的报销、决算和 分摊 会后的总结和决算 案例：99决算 会议的组织和管理 中小型会议的会务实施 中小型会议的会务实施 会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表 会议的组织和管理 其它 其 它 《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 会议的组织和管理 谢谢大家 谢谢大家 了解听课者的情况： 1、参加过会议组织和管理（内部或外部）的人请举手？什么感受？ 2、牵头做过会议组织和管理的人请举手？什么感受？ 3、谁能谈一谈会务工作在整个会议（活动）中的地位？ 4、会务工作包含那些内容？ 一个大型的（人数、规模）、复合型的（多种活动）会如何组织管理？应该准备些什麽？注意些什麽？本次培训通过介绍一些经验和案例，希望能给大家一些帮助。 会务工作是任何一个会议（活动）取得成功的基础和保障。否则，会议内容再精彩，管理一团糟，与会者怨声载道，这就是个失败的会议。 会务管理包括：物资准备、人员邀请、签到、会议期间的吃、住、行，安排会议代表的娱乐活动等等。做好会务管理，要从以下几方面考虑： 简单介绍讲课的顺序和内容： 我将按照会务工作的进展顺序来进行这次培训。如：开始如何准备、中间怎么实施、会后总结些什么等等。 在每个环节里，我将结合一些具体案例，讲一下如何踩点？如何和宾馆签协议？如何做会议预算？等等。 由于我前面讲的内容主要是以大型会议为背景的，但是大家在日常工作中，接触最多的是内部的会议、活动，还有一些中小型的会议，因此在第四项中，我再简单介绍一下这方面的情况。当然，大型会议都能组织了，中小型会议就不在话下了。 在第五项中，我将介绍一些实用的工作表格以及写《会务指南》的方法、内容，供大家参考。 会前准备是会议组织管理的基础，它包含以下几个内容： （见PPT内容） 这几个环节是环环相扣的，有很强的时间性： 会前准备的开始时间： 开会日期前一个月准备； 会议TEAM 小组成立： 开会日期前一个月成立； 会议策划案： 开会日期前三周定稿； 会务组成立并分工： 开会日期前三周确定； 会场勘察： 开会日期前三周确定； 与宾馆的协议书： 开会日期前二周签定； 制定会议费预算： 开会日期前二周制定并获得通过； 向会议地点汇款： 开会日期前一周汇出； 首先来讲策划案对会务的指导作用。 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。所以一个会议的策划实施案对会务的会前准备来说，是非常重要的。一般策划案包含以下几方面的内容： 会议目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作的负责人、各子活动推进时间表、等等。 我在这里并不讲如何写一个策划案，只是讲策划案的各项内容对会务工作的关联性和指导性。（有些内部或小型会议的策划案，需要会务人员写，因此，了解策划案的基本要点，如何条理清楚地写出来，也是大家要掌握的技能之一） 会务工作相对策划案来讲，是被动性的工作，因为会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作要保证策划案的顺利实现。 会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。（例如：代表证的多用性、问候卡的亲情、签到程序的开发等等） 下面，我用一个策划案来说明这些项目对会务的指导性。 案例： 《99大联想伙伴工作会议及联欢会策划实施案》 1、目的：确定了整个会议的基调 2、主题：条幅、问候卡等也要围绕主题 3、时间：非常重要！到计时的基准线 4、地点：要考虑当地的住宿、交通（往返、当地） 5、参会人员：会议规模、邀请、吃、住、行、费用 6、会议日程：安排接机、签到、实施