南大之星多媒体档案管理系统使用说明.ppt

“南大之星”多媒体档案管理系统使　用　方　法　 　　　　　系统简介　　“南大之星”多媒体档案网络管理系统是由南京大学档案馆开发的一个集档案全文管理与全文检索、图像、录像、录音等多媒体档案管理、档案信息统计、档案借阅利用等功能于一身的档案管理系统软件，它不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理及多媒体档案管理，从而使档案管理工作向电子化的方向发展。 进入南大之星档案管理系统界面，并输入用户名和密码 一、修改密码 （一）进入“南大之星”后，点系统设置 （二）进入设置系统后，在修改密码对话框中输入旧密码及你所要设置的新密码并进行确认后，点修改密码即可。 二、添加案卷及文件 （一）、修改密码后，点档案管理，即进入到新建档案表 （二）点击新建档案表，即可看到本部门档案表 （三）点击本部门档案表，进入以下界面后，请点添加案卷 （四）可按图所示添加案卷（其中一级目录及全宗号请按图填写、案卷/盒号及馆编件号按流水号走即可、密级如非特别注明请填内部、保管期限请见归档范围表、其余请根据具体情况填写，请注意时间项请写起止时间） （五）点击确定，案卷添加完成 （六）确定后系统自动返回，可添加第二个案卷条目。如果要添加第一份案卷内的文件，请点击关闭。 (七)点击关闭后，界面显示已经添加的案卷，要添加文件，请点击“添加文件”　　　　　　　 （如图，任一皆可）。 (八)点击添加文件，则弹出如下对话框，请按图示填写完毕后，点添加即可。（注：其中案卷/盒号及馆编件号中第一个1代表该份文件所在的案卷号，而0001则代表该份文件在案卷中的位置。） （九）点击确定，文件即添加完成。 （十）添加完毕后，系统自动回到添加文件界面，这时可添加案卷内第二份文件，若案卷内文件添加完毕，则点击关闭即可。 （十一）点击关闭后，系统界面即显示已添加案卷和文件。需注意的是，如果文件有电子版，请上传该份文件的电子版全文。具体方法是：1、点击所要上传文件的编辑条目。 2、在弹出该界面时，点击全文 3、点浏览键或电子文件上传(需说明的是①如果点电子文件上传键需先下载该键左边的电子文件上传插件手工安装程序;②如果要上传文件超过200k，请必须使用电子文件上传) 4、选择该份文件的电子版所在位置，然后打开。 5、填写文件题名，一般来说该电子文件题名应和文件条目中的文件题名一致。然后在上传方式中选择上传整个文件，并在提取全文中选择不提取全文或将附件内容追加到全文都可（视情况而定），点击上传。 6、上传后，我们就可以看到这份电子文件的题名、上传者、长度等项内容了，但该文件仍然是它原来的形式：word文档格式，这就要求我们人为地把它转化成PDF格式，只需点击转换栏中的PDF转换即可。 7、点击转换后，可以看到转换栏中的图标变成了转换中，因为此时系统正在进行着转换工作，这需要我们等几十秒中时间，然后点击界面下方的刷新按钮。 8、刷新后，转换栏就已经显示电子文档已转换，这时再看格式栏，电子文件就已经转换成PDF格式了。如果需要查看，只需点浏览就可以看到。电子文件上传并转换完成后，即可点击退出，回到档案表主界面。 9、这时在测试用文件的条目中我们就可以看到全文栏中显示数字“1”，代表已经上传了一份电子文件。 　　以上就是“南大之星”多媒体档案管理系统使用中添加案卷、文件及如何上传电子文件的方法。 三、打印案卷目录、卷内文件目　　录和备考表 （一）打印案卷目录1、打印归档案卷目录需进入本部门档案表界面，点击打印所有　 2、系统会弹出如下界面，选择案卷目录（A4横向）后，点打印预览 3、系统会出现一个已经填写好的案卷目录，若检查无误后，即可打印 （二）打印卷内文件目录1、打印卷内文件目录需进入本部门档案表界面，点击打印当前 2、系统弹出目录打印界面后，请选择卷内文件目录修改（A4纵向），在打印设置选项的案卷列表中选择你所需要打印文件所属案卷号后，点击打印预览。 3、系统会自动生成所选案卷内的文件目录，核对无误后即可点击打印，打出卷内文件目录 （三）打印备考表1、备考表是每份案卷后所附的对该案卷进行简要说明材料，打印方法跟打印卷内文件目录基本相同。点击打印当前，在目录打印中选择备考表，然后在打印设置选项中选择你所要打印备考的案卷，点击打印预览后核对无误即可打印。 需要说明的是：由于各个案卷内的文件数目不一，文件名称长短不齐，在打印卷内文件目录过程中，可能会出现页面设置的问题，你可以通过两种途径进行解决：一是在目录打印的打印页面设置中自行调整上边距、下边距行高及栏高；二是可以通过导出到EXCEL，把目录导入EXCEL后进行页面修改。 （四）、若只想打印卷内文件目录中的特定文件，可对这些文件进行选择后点击队列打印，系统会弹出