办公室管理5第五章接待与约见(506KB).ppt

★ 有时，你与他的上司可能会通过信件与外地的参观者安排暂定的约会，这些约会必须用铅笔记入上司与个人的日程表，因为它们的变动性比较大。 ★ 每天上班前要请上司核对他的日程表，看有没有约会，以避免上司安排了约会却忘记告诉你，造成尴尬局面。 ★ 重要的约会日程表具有一定的查考价值，可作为文件保存，因为它从一个方面记录了公司的一些重要活动。 （三）如何变更约会 变更约会需要注意的事项 ★ 尽快通知对方 ★ 委婉说明变更的原因 ★ 致歉 案例 小文刚毕业就在某家公司担任秘 书。她工作勤奋，上进心强，可因 为工作经验少，在处理某些问题 时，难免显得不够老练。 一天，上司想约请A公司的研发部主管B商谈关于联合开发研制某种新产品的问题。于是他让秘书小文代他去约请对方。小文接到任务后，迅速去处理。约会的事情很顺利，约会就定在大后天。 可第二天，对方的秘书突然打来了一个电话：“主管B最近要出差，不知会谈的时间能不能提前一点?定在明天上午可以吗?”听了这话后，小文心想：我可不能做主。搁下话筒就往经理办公室跑，可经理的回话是：“不行，因为明天上午有个重要会议要参加。问问他们，明天下午方便吗?” 接到经理指示后，小文给对方秘书去电话答复说：“对不起，明天上午不行。下午方便吗?”可对方秘书立即答复：“不行，因为经理已与别人约好了。”于是对方建议后天上午。 不用说，小文不得不又往经理办公室跑一趟。就这样经过几回折腾，最后终于将时间安排在后天的下午。可一上午的时间也就这么过去了，小文望了望表，不禁纳闷了：“对于约会的时间，为什么我需要接二连三的向经理轻视`才能够确定下来，而对方的秘书却是连问也不用问经理，自己就能够确定下来呢?难道她会卜先知?” 　　问题：请你解答小文心中的疑问 第五章 接待与约会 一、接待来访的个体 二、接待来访的团体 三、如何安排约会 　　一、接待来访的个体 　　　　　 （一）打招呼 　　　　　　 （二）接受名片 　　　　　　（三）引见 　　　　　（四）送别  一、接待来访个体 （一）打招呼 ★ 来访者进门，接待人员应立即起身迎接，正视 对方，面带微笑。 ★ 身份不清，可依据性别、年龄等适当称呼；看 过介绍信（明信片）以后，再依照介绍信（明 信片）上介绍的身份称呼。 ★ 为来访者让坐，泡上热茶，献茶时，应当双手递送。 ★ 如果来客时正在接电话，可用左手暂时按一下话筒，对来客点一下头，说“你(对比自己年长者应称“您”)好! 请坐”，再继续打电话，打完后进一步接待 ★如果来客时你手上正办着急事，可先起身招呼：“你好!对不起，请先坐下。”办完手上的急事后再进一步接待，要尽量抓紧时间少让客人等候。继续接待时，应向客人说：“对不起，让你久等了，我刚才办的是急事。” ★如果来客时你正在和别的客人谈话，应当立即起身招呼后来的客人坐，泡上茶。 ★若认为有必要介绍先、后来的客人认识，就作相互介绍，然后大家可以一起谈一些话；若没有必要，就向后来的客人表示抱歉，请其等一下，抓紧时间和先来的客人把事情谈完，然后再和后来的客人洽谈。 ★若接待异性来访者，应当特别注意分寸，既要热情又要适度，否则会适得其反。 （二）接受名片 接受名片时要以恭敬的态度： ★ 应双手接受； ★ 默读一下名片上的头衔、姓名等内容，然后郑 重地放在自己的口袋、名片夹或其他稳妥的地 方； ★ 如自己带有名片，可马上回送上；如若没有， 可向对方说明情况，并主动作自我介绍。  （三）引见 ★ 在走廊时，通常走在客人的左前方，配合客人的步伐，保持适当的距离(1—2米左右)，并不时右侧回身，调整步伐，应答提问，招呼来客。遇交叉或转弯处，要伸出左手示意走向，并说“这边请”。 ★进电梯时，要告诉客人上几楼，主动按钮，开门后让客人先进电梯。出电梯时，亦须让客人先出去，接待人员出来后，伸手示意“这边走”，继续引导。 ★ 来到会客场所前，接待人员应停住脚步，转身面向来客，说声“就是这儿”，并开门引导来客进屋： （1） 如果是拉门(朝外开的门)，接待人员应站在走廊里按住门，等客人进入后再进入； （2） 如果是推门(朝内开的门)，