办公自动化技术及应用教学课件作者马力第2章节用Word制作普通文稿课件(822KB).pptVIP

* * * 第2章 用Word制作普通文稿 行文准备 输入文稿内容 文字内容的编辑方法 文稿的修饰 电子文档的保存和打印输出 快速制作规范文稿的工具 * 第2章 主要内容 第一部分 文书处理的概述 第二部分 快速、规范地制作公文 第三部分 总结与练习 * 第一部分——Word软件概述 公文处理的特点 Word 软件的使用对象 Word 软件的能力 规范 规范的对象： 段落 一级标题： 二级标题： 正文： 凡需要处理文字的人员 小到便笺，大到书刊 字、表、图混合编排 但不能处理报纸等复杂版面 主题（普通班）： 快速、规范的制作公文 * 第二部分——规范行文流程 纸型的确定过程 内容的输入过程 文章的编辑过程 格式的修饰过程 文件的保存过程 内容的输出过程 保证内容准确 保证用纸规范 合理组织内容 直观表现内容 安全保存内容 有效输出内容 目的 * 1. 纸型的确定过程 纸型规格 页面显示状态 大小 方向 版边 页面：所见即所得 标准：编辑速度快 大纲：便于纲目编辑 中文 英文 16开、32开等 A4、B5等 文章纵向排版，大表格横向排版 尺寸 尺寸或网格 * 2-1 内容的输入与编辑过程 输入原则 输入技巧 校对 定位： 三种“I”型光标的作用 空格键： 乱版现象与解决方法 回车键： 作用与使用原则 中文： 中英文切换 汉字输入法 英文： 常规规则 大小写设置 其他语种： 添加多语种键盘 中文： 分词与错别字 英文： 拼写与语法 自动更正：习惯性错误或成语、短语 * 2-2 内容的输入与编辑过程 编辑对象与选择技巧 移动 复制 删除 其他技巧 鼠标法 菜单法 图标法 右键法 常规编辑操作 对象 如何选择 选中状态 插入点 用 I 光标 单击 显示“I”光标 字词 用 I 光标 拖拉 区域反白 句子 用 I + ctrl 单击 句子反白 完整行 用 光标 单击 整行反白 段落 用 I 光标 三击 段落反白 全文 用 + ctrl 单击 全文反白 查找与替换 常用热键 多窗口操作 显示 切换 编辑 * 3. 格式的修饰过程 文字 段落 字体 字号 颜色及其他 对齐方式 段落缩进(正文) 边框与背景(分隔) 项目符号与编号 居左、中、右 两端对齐 分散对齐 首行缩进 悬挂缩进 注释缩进 符号 编号 多级符号 常规一标 常规正文 黑体 Arial 宋体 Times New Roman 二号 18磅 四号 12磅 “字体”对话框解读 常规段落 用途 条款法规段落 说明内容段落 段落加框与变型 文本加框与作用 页面加框与技巧 活泼可爱 特点 严肃认真 层次分明 * 4. 文章的排版过程 纸型与版面控制 标尺的灵活运用 页眉与页脚设置 大小与方面 版边尺寸的调整 版心网格的控制 手工调整版边 缩排按钮总结 制表符Tab应用技巧 作用（添加内容） 设置页眉与页脚（首次及后续） 特殊格式的眉脚设置 首页不同 奇偶不同 * 5. 文件的保存过程 保存 另存为 其他保存简介 命名保存 针对新文件 覆盖保存 针对旧文件 更名保存 改变文件的名称 定位保存 将文存入指定位置 类型保存 改变文件保存类型 模板；文本 加密保存 设置口令 版本保存 用于保存每修改 的内容 存为Web 用于网上阅读 备份保存 定时保存 默认位置 * 6. 表格数据的输出 常规打印 选择打印 特殊打印 首次打印 通过工具栏中相应图标即可 只打印文章中若干页面 通过“打印”对话框设置 连续页为“-”；间隔页为“，” 逐份/逐页打印 压缩打印 奇偶页打印 * 7-1 快速、规范制作公文的条件 一级标题：二号黑体居中 二级标题：四号黑体居左 三级标题：四号楷体居左编号 正文： 四号宋体首行缩2字两端对齐 落款： 小四号楷体针对28字符居中 命名与热键 标题 1 F2 标题2 F3 标题3 F4 正文 落款 F9 * 7-2 样式与段落格式 样式的作用 样式的创建方法 样式的管理 使用样式 借 反存 改 命名 借 改 删改样式（或参数） 将常用样式名设置为通用样式名 设置样式热键 用样式热键快速修饰文稿格式 快速改变文稿的整体风格 利用样式查看文稿结构 用样式功能边输入边完成修饰 修改法 适合于标题段落 命名法 适合于特殊段落 匹配法 适合匹配已修饰对象 简化重复性修饰操作 统一相同段落(或对象)的整体风格 为后续自动化编修操作提供必要手段 选择修饰对象 匹配样式名 * 8. 模板与公文格式 模板的作用 创建模板文件 模