新编秘书实训课件第2版模块3日常事务训练(5083KB).ppt

模块三　日常事务训练 安排领导日程 办公室管理 印信与必威体育官网网址工作 接打电话与处理邮件 故事-启迪 故事：　　　　　　 　　　第15块纱布 　　　　　　　　　　　　　细节决定成败 手术室里，一台手术正在紧张地进行。主刀的是一位著名的外科医生。一位年轻的护士第一次有幸与他合作，并且担任责任护士。 手术进行了很长一段时间，在即将对伤口进行缝合时，女护士严肃认真地对主刀医生说:“手术中我们总共用了15块纱布，可您只取出了14块。” 医生看都没看她一眼，就摇着头说：“纱布一块也没漏下，别耽搁时间了。” “不！”女护士执拗地说：“肯定是用了15块纱布，还有一块没有取出来，我们不能缝合伤口。” 医生没有理睬她，对其他人说：“手术一切正常，现在听我的，缝合伤口。” “您不能这样”女护士叫了起来：“我们得为病人负责。” 医生脸上露出了一丝笑容，他摊开了他的手心，现出了那第15块纱布。 医生高声对年轻的护士说：“从今天以后，你就是我的正式助手了。” 启迪： 细节是一种精神，一种用专业去敬业的精神! 不注重细节的人大致上有两种原因：一是没有用行动来体现；二是根本就没有意识到注重细节的重要性，就是所谓的不敬业的态度。所以，注重细节是一种态度，一种在工作中责任心和积极性的态度。 有人说：“态度决定一切!”是的，一个技术很专业的人一定是非常的注重细节的人，否则他就不可能称为专业。靠精工细活而闻名于世并经久不衰的瑞士表，每一部件的尺寸及重量都是要经过严格的测验与考核；建造复杂而神秘的古埃及金字塔，每块巨石与巨石之间绝妙的吻合，叫现代人叹为观止；这无一不体现着制造者的专业与敬业。 因此，一个不注重细节的人，一定是一个专业不合格，敬业精神不足的人。那些急功近利的做法是失败的罪魁祸首，正如西方的一句谚语“魔鬼在细节中”。有专业技能的人凭借他的敬业精神就会把这些细节中的魔鬼各个歼灭，从而使整体完美。 “千里之行，始于足下；千里之堤，毁于蚁穴”，细节决定成败给以我们启迪。 秘书人员能够在琐碎的工作中，尤其在日常事务的工作中，必须有专业的技术与敬业的态度，才有可能不因“细节”而影响工作质量。 第一部分　知识点介绍 模块三　日常事务训练 知识结构图 模块三　日常事务训练 一、办公室环境管理 （一）办公室布置的原则 办公室空间布局的合理化原则； 色彩搭配相宜的原则； 办公室设备优化的原则； 办公环境美化的原则。 领导办公室 员工办公区 模块三　日常事务训练 一、办公室管理 （二）办公室的整理 1．领导办公室和接待室的整理要点 （1）桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； （2）时钟是否拔准，并保持走动； （3）日历上的日子是否准确； （4）办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； （5）盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； （6）花卉是否定期浇水并保持新鲜； （7）报纸、杂志是否必威体育精装版的一期； （8）书架是否归置妥当； （9）摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 模块三　日常事务训练 一、办公室管理 （二）办公室的整理 2．秘书整理办公室的技巧 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等重要及贵重物品应放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。 模块三　日常事务训练 一、办公室管理 （三）办公环境的安全管理 1．识别办公室安全隐患 秘书要能够识别办公室常见的有碍健康和安全的隐患与潜在危险 2．正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 安排领导日程需注意的事项如下： 1．注重实效，不搞形式主义； 2．按事情的轻重缓急，将事情科学合理排序； 3．要留有充分的机动时间； 4．要充分尊重领导本人的意见； 5．要注意保守机密。 模块三　日常事务训练 二、安排领导日程 （一）接打电话 1．拔打电话的流程 模块三　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 （一）接打电话 2．接听电话的流程 模块三　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 （二）处理邮件 1．代领导拆信的注意事项 （1）机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非