新编秘书实训课件第2版模块10信息与参谋训练(2819KB).pptVIP

模块十　信息与参谋训练 信息的整理 信息的收集 信息的传递 信息的开发 信息的存储 故事-启迪 故事一：　　　　 3个字＝80万马克 信息的价值 在二战前夕，苏联生产的光学镜头清晰度始终不高，镜头内总是充斥一些微小气泡，严重制约了光学仪器的性能。同一时间，德国却很好地解决了这一问题。无奈之下，苏联请来德国的专家，对这一问题进行诊断。德国专家观察完苏联的生产现场后，一言不发。三天后，德国专家提出了解决该问题的筹码：80万德国马克。苏联方面将该款项汇入德国人账户以后，却迟迟不见德国人递交方案。又是三天，在苏联人异常焦急的时候，德国人却买好了回程机票，在进行安检之前，德国科学家将一张小纸条交给苏方，转身进入安检。苏方专家打开纸条一看，上书三个字：“勤搅拌”！苏方专家一愣，随即豁然开朗。 原来，制作光学镜头的玻璃水在熔炼的高温环节，内部会产生很多的微小气泡，这些气泡如果不能从玻璃水中排除掉，就会在铸态状况下一直以气泡的形态存在，影响光学镜头的质量。解决这一问题的唯一办法恰恰就是在铸镜前通过认真、反复的搅拌，使无数的小气泡融汇成大气泡，然后，将空气排除掉。 3个字，80万德国马克，一个字多少钱？了解信息固然重要，具备了解信息的能力更重要，能够有效利用与把握信息及其重要！ 故事二：　　　　　　进攻朝鲜的可行性 价值不菲的研究报告 无独有偶，二战后，20世纪50年代，美国对朝鲜开战前，有两家公司对这次战争进行了战略预测，一家是美国兰德公司，另一家是欧洲德林公司。两家公司均花费巨资对这次战争作了战略性的研究。尤其是德林公司，投入了大量的人力和物力。经过研究分析，该公司认为，如果美国向朝鲜出兵，中国也一定会出兵；若中国出兵，美国注定要失败。 这一份研究报告的主要结论只有七个字：“中国将出兵朝鲜。”另外还附有380页的研究报告。德林公司已经找好了它的买主――美国对华政策研究室。德林公司要价500万美元，但美国对华政策研究室却认为它只值数十万美元。差价太大，双方自然不欢而散。 而嫌贵的后果是什么呢?正如历史所记载的一样，美国盲目出兵朝鲜，中国怎么能允许美国把战火烧到中国的鸭绿江边？中国出兵抗美援朝，美国惨败。朝鲜战争结束后，美国人为了吸取教训，仍然花费了280万美元买下了德林公司的这项研究成果。 启迪： 任何一项战略行动，都是建立在科学预测分析的基础之上。忽视战略可行性分析和未来形势的科学预测，常常导致不可估量的损失。信息在现代经济生活中的作用越来越大，已经成为市场竞争的重要手段。对于企业来说，信息的重要性更是不言而喻。信息是最重要的资源，谁占有的信息多、掌握的信息准确，谁就有了权威，有了制胜的先机。先有事实信息，后有价值判断，然后得出一个正确的价值判断结果，其前提条件必须是对信息的全面准确掌握，如果离开了事实信息，所作出的价值判断难免就会失之偏颇甚至得出完全相反的结论，把企业引向错误的方向。总之，经验和实践说明，必须以事实信息为基础，才能作出正确的价值判断结果，特别是针对当前瞬息万变的经济形势，只有更多的占有有价值信息，做足对这些信息的收集、整理、归纳、分析工作，企业的判断才有依据和保障，企业的应对市场的能力才会增强。 第一部分　知识点介绍 模块十　信息与参谋训练 知识结构图 一、信息处理? （一）信息的收集 1．信息的形态： （1）文字类；（2）声像类； （3）记忆类。 2．收集信息的渠道： （1）上级文件；（2）简报； （3）报纸、期刊；（4）档案资料； （5）统计资料；（6）政策法规汇编； （7）年鉴；（8）通讯；9）参考书； （10）地图册；（11）网络。 3 ．收集信息的手段：（1）复印；（2）剪报；（3）摘记；（4）标记说明。 4 ．收集信息的方法：(1)观察法;(2)阅读法;(3)询问法;(4)问卷法;(5)网络法;(6)交换法。 模块十　信息与参谋训练 （二）信息的整理 模块十　信息与参谋训练 1．基本形式： （1）信件；（2）备忘录；（3）通知或告示；（4）传阅单；（5）内部简报；（6）新闻稿；（7）新闻发布会：（8）声明；（9）邮件。 2 ．方法： （1）语言传递；（2）文字传递；（3）图表传递；（4）电讯传递；(5)可视图像传递 （三）信息的传递 模块十　信息与参谋训练 1．步骤： 登记 编码 　存放排列 编码 存放排列 保管 2．方式： （1）手工存储；（2）计算机存储；（3）电子化存储；（4）缩微胶片存储。 3.设备： 文件夹；文件盒；文件袋；文件柜。 4.信息存储管理系统： （1）信息集中管理系统； （2）信息分散管理系统； （3）信息计算机辅助管理系统。 （四）信息的存储 模块十　信息与参谋训练 二、参谋的方法 模块十　信息与参谋训练 1．深入调查研究