新编秘书实训课件教学课件作者葛红岩模块六日常事务训练课件(1419KB).pptVIP

模块六　日常事务训练 安排领导日程 办公室管理 印信与必威体育官网网址工作 接打电话与处理邮件 模块六　日常事务训练 知识结构图 模块六　日常事务训练 一、办公室管理 （一）办公室布置的原则 办公室空间布局的合理化原则； 色彩搭配相宜的原则； 办公室设备优化的原则； 办公环境美化的原则。 领导办公室 员工办公区 模块六　日常事务训练 一、办公室管理 （二）办公室的整理 1．领导办公室和接待室的整理要点 （1）桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； （2）时钟是否拔准，并保持走动； （3）日历上的日子是否准确； （4）办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； （5）盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； （6）花卉是否定期浇水并保持新鲜； （7）报纸、杂志是否必威体育精装版的一期； （8）书架是否归置妥当； （9）摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 模块六　日常事务训练 一、办公室管理 （二）办公室的整理 2．秘书整理办公室的技巧 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等重要及贵重物品应放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。 模块六　日常事务训练 一、办公室管理 （三）办公环境的安全管理 1．识别办公室安全隐患 秘书要能够识别办公室常见的有碍健康和安全的隐患与潜在危险 2．正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 安排领导日程需注意的事项如下： 1．注重实效，不搞形式主义； 2．按事情的轻重缓急，将事情科学合理排序； 3．要留有充分的机动时间； 4．要充分尊重领导本人的意见； 5．要注意保守机密。 模块六　日常事务训练 二、安排领导日程 （一）接打电话 1．拨打电话的流程 模块六　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 （一）接打电话 2．接听电话的流程 模块六　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 （二）处理邮件 1．代领导拆信的注意事项 （1）机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非领导特别授权。 （2）写明领导亲启的信件应直接交给领导处理。 （3）如果秘书无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，将信件交给领导时要致歉。 模块六　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 （二）处理邮件 2．邮件拆封的注意要点 （1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。 （2）用剪刀从信封的右侧剪下一个小边，注意不要损坏信封上的文字、邮戳或其他标志。 （3）信拆开后，信封不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件等夹在一起，以供查阅、回复之需。 模块六　日常事务训练 三、接打电话与处理邮件 模块六　日常事务训练 （一）印信的管理与使用 1．印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应定期清洗。 2．印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”） 3．介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。 开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。 介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。 填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。 四、印信与必威体育官网网址工作 模块六　日常事务训练 （二）必威体育官网网址工作 1．做好口头信息的安全 2．做好纸面信息的安全 3．做好电子信息的安全 4．必威体育官网网址工作的措施 （1）健全必威体育官网网址制度 （2）开展必威体育官网网址教育 （3）进行必威体育官网网址检查 （4）处理失密事件 四、印信与必威体育官网网址工作 模块六　日常事务训练 五、宴请活动 （一）宴请的准备工作 1．列出宾客名单，发出正式请柬 2．确定宴请时间，选好宴请场所 3．宴会现场的布置 4．确定菜单 5．排定座次 （二）宴请的程序 迎客－入席－宣布宴会开始－致辞－祝酒－交谈－散席 （三）商务人员赴宴的礼仪 1.应邀及时回复 2.准时衣着得体出