四、办公室电话礼仪 商务礼仪作业.ppt

四、办公室电话礼仪 旅游管理1001专 徐丹 （一）打电话的礼仪 在办公室打电话一般有两种情况： 打电话联系相关业务 打电话下达通知 1.打电话联系相关业务 （1）联系业务时应考虑何时去电话对方更方便 （2）在电话机旁一般要备有常用电话号码表和适宜做电话记录的笔和纸 （3）电话拨通后，应先说一声”您好“，然后问一声”这里是***单位吗“，得到明确答复后再自报家门 （4）打电话时，声音要适中，说话要富于节奏，简明扼要，吐字清晰，声音自然，表达清楚 （5）如果电话号码拨错了，应向对方表示歉意 （6）如果对方暂时不便接电话，你想请对方留言回电话，一定要请对方记下自己的电话号码，即使是熟人 （7）通话时要用心听，最好边听边做好记录 （8）通话中如有人进来找自己，可示意请此人先坐下等候 （9）适时结束通话 2.打电话下达通知 （1）设计一个专门下达通知的电话记录簿 （2）通知下达前要将具体的通知内容理顺，要言简意赅 （3）通知下达后，重点内容要再叙述一遍 （二）接电话的礼仪 1.接听得体 2.应答得体 3.转接得体 4.做好记录 5. 中断得体 6.注意语气语调 7.应避免通话时和旁边的人交谈 8.先后得当 9.挂机得当 （三）电话礼仪的注意事项 1.妥善处理电话留言 2.准时等候约定的电话回电 3.电话的声音礼仪 4.处理好他人电话 5.电话中断后的处理 6.打断他人电话后的处理方式 7.恰当消除误解 8.不要脱离主题 9.提高通话效率 （四）收发传真的礼仪 （1）如有可能，在发传真之前应先打电话通知对方 （2）传真机有自动和手动两种形式 （3）未经事先得到许可，不应传送过长的文件或必威体育官网网址性强的材料 （4）正式的传真必须有封面，封面页一般较正式 （5）私人事情未经请示最好不要用公用的传真机 （6）较私密的事务最好不要用传真机 （7）在书写传真件时，在语气和行文风格上要做到清楚简洁 （五）收发电子邮件的礼仪 电子邮件是一种重要的通讯方式，因其方便快捷、通讯信息量大、费用低廉，因而应用越来越广泛，尤其是国际通讯交流和大量信息交流更是优势明显。商务人员对待电子邮件同样要讲究礼仪。 1.书写电子邮件 （1）发送电子邮件时，要尽量避免携带计算机病毒 （2）写信的内容与格式应与平常书信一样，称呼敬语不可少 （3）注意网上的必威体育官网网址工作 （4）语言要简洁，按正确的格式书写 （5）多址同步传递时，一般邮件只需在收件人栏将不同电子邮件地址之间用逗号分开，重要信件应以秘密副件的方式传递 （6）写邮件最好在主题栏写明主题 （7）一般不要将正文栏空白只发附件 （8）重要的电子邮件可以发两次，发送完毕可通过电话询问是否收到 （9）要尽快恢复来信 2.接收电子邮件 接收电子邮件安全问题很重要，来历不明的邮件必须谨慎处理，若不确定最好删除。在接受电子邮件时如遇到不明邮件须谨慎处理，以免计算机感染病毒 谢谢观看！ * *