2018年档案数字化项目招标需求.doc

2018年档案数字化项目招标需求 一、项目概况 项目建设内容包括两项。第一项内容是对馆藏4200卷民国档案，进行数字化全流程加工，包括：数字化前整理——数字化扫描加工——数字化成果编目著录等流程。第二项内容是对馆藏62140张纸质照片（其中超A3照片为270张）、34560张照片胶卷底片等照片档案，进行数字化全流程加工，包括：数字化前整理——数字化扫描加工——数字化成果编目著录等流程。投标人负责提供项目实施所需软件、现场设备和技术人工服务，项目所需场地由采购人提供。 ★项目工期要求：本项目自签订合同后220个工作日内完成。 ★其他要求：根据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》要求，投标人的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。投标人在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。 二、档案全流程整理和数字化加工主要技术要求 民国档案全流程整理和数字化加工主要分为档案借卷出库、档案拆卷、档案修裱、档案分件、组卷和分卷、编页、档案数字化前处理质检、档案扫描、图像处理、图像质检、档案编目、目录质检、档案装订（还原）、监理质检、档案归还入库、档案数据移交16个环节。照片档案的整理遵循有利于照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，照片档案的底片、照片分开存放。民国档案技术要求按照《广州市国家档案馆馆藏民国档案全流程整理和数字化加工操作规范》执行，照片档案技术要求按照广州市国家档案馆馆藏照片档案数字化加工操作规范执行，照片档案数据格式采用无损压缩JPG、扫描分辨率1200dpi、24位彩色、文件大小控制在10M以内（A4以下幅面，超过10M可选用合适的压缩比率进行控制）、条目著录包括全宗号等20项。 建立目录数据后，认真核查每一“件”图像文件（一个或多个图像），通过每一件图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，通过工具导入到广州市电子文档资源管理中心主系统中，实现档案目录数据库与全文图像数据库的批量挂接。 （四）数据存储和备份 将编目著录产生的数据文件存入移动硬盘（硬盘由中标供应商提供），一式两份，并提供两套详细清单。在移动硬盘上按规范标准做好标签，便于查找和管理。 （五）遵循的依据和参考规范 本项目的建设遵循以下标准规范： 1.中华人民共和国《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017） 2. ISO15489文件管理标准 3. ISO/PDTR23081文件元数据标准草案 4. GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范 5. DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则 6. DA/T46-20文书类电子文件元数据方案 7. DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求 8. DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范 9. DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》 10. DA/T54-2014《照片类电子档案元数据方案》 三、项目整体质量控制要求与标准 （一）质量控制要求 1．监控整理过程。 （1）全过程监控。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的服务人员全部整理过程中的各个环节进行巡查、监控，并定期或不定期地抽查整理人员各个环节的整理情况。中标供应商应在加工现场配备视频监控设备，对项目实施全过程进行录像，并在项目验收时将录像资料提交给广州市国家档案馆。 （2）纠正与反馈。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的整理人员不符合整理程序和要求的行为，予以制止和纠正，并提出适当改进方法。 （3）答疑与指导。广州市国家档案馆管理人员对中标供应商的整理人员所提出的疑问，应依照相关环节的标准，及时准确地给予规范解释。对暂时存在争议的问题，要及时记录，并在确定正确答案之后，及时告知提问人。 2．审核整理完毕的档案。 依照《广州市国家档案馆民国档案文件级目录著录规范》进行审核， （1）案卷标题：标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之一的，均计错，退回重做。 （2）文件标题：标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映文件内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之一的，均计错，退回重做。 （3）卷内文件排序：同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的，退回重做。计错、差错率不得高于1‰。 （二）质量控制标准 1．档案整理的质量监督控制，除中标供应商自检外，增加质检公司检查、档案馆工作人员抽查两个环节。 2.为及时控制项目质量，中标供应商需预交项目总价的5%作为质量保证金给质量检查公司，若数据质量每批次一次检查就达到合格，保证金将于项目验收合格后退还给中标供应商，否则将用作质量罚款专项资金。 3.质检公司检查率为1