ppt-归档文件整理规则机关文件材料归档范围及文书档案保管期分析.pptVIP

十、本机关事务管理文件材料 10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料永久（增加） 10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的永久（原来有历史意义和长远利用价值的为永久，重要的为长期） 10.2.2 一般的 10年 10.3 接待工作的计划、方案（增加） 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年 10.4 机关财务预算30年（增加） 10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年（增加） 10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料（增加） * 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年 10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久（增加） 10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年（增加） * 11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年（原为长期） 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 （细化） 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告30年 13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年（原为长期） 减掉了年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 * 归档文件整理 4.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。（一般建议按照时间先后顺序排列，但是相关的工作可以放在一起，例如当年的重点工作，例如“党的群众路线”工作） * 4.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。 4.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 4.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 4.4.4件号：文件的排列顺序号。 * 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。4.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 4.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。 归档文件目录 *归档文件目录采用A4纸横版正反打印 件 号 责任者 文号 题名 日期 页 数 备注 1 XX市档案局 X市档字［XX年］XX号 XXX市档案局关于XXXXXX的通知 XXXX XX * 4.5.1.1件号：填写室编件号。 4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。 4.5.1.3文号：文件的发文字号。无文号的不填。 4.5.1.4题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名；如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等项目中得反映，不必抄录，否则，应如实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。 * 4.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 4.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，大于或小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。来文与复文及其它合成作为一件的文件材料，为合成的总页数。 4.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。如：缺损、复印件、声像档