如何开高效会议.ppt

会议四个主要原则 会议召集人制度 会议召集人制度：科学的会议讲究会议召集人制度，会议需要一个人头脑清醒保持整个会议的控制过程 。 开会前的六项准备 开会前的六项准备 开会前的六项准备 开会前的六项准备 开会前的六项准备 开会前的六项准备 开会过程常见问题及解决方法 会后的三大追踪 会议有关名言警句 倾听比诉说更重要、思考比倾听更重要 议而不决不如不议 有好的结果的会议就是好的会议 如果批评就一定要有建议 会议是为了建设不是为了破坏 否定一件事情要比建设一件事情容易上百倍上千倍 好创意不是一个人形成的 好创意不可能第一次就提对 IBM会议管理三项标准 IBM咨询 2007-3-30 2007-8-28 如何开高效会议 IBM会议的几个小手法 1、预约会议室 避免重要客户到来时候没有地方去谈事，在预约的过程中，能体会到会议室的占用是有代价的（例子：小企业使用会议室一个小时一块钱，目的是形成一种意识，开会是有成本的）。 2、明确会议目的 所有的会议必须在会议开始之前提交了确切的讨论提纲和将会讨论的元素，明确需要达到什么样的结论，不确定结论的会议是不应被召开的。 3、控制会议时间 如果会议开的时间超过约定时间，IBM会议室有个小玲，就会咣咣响，干扰是次要的威慑是主要的，目的是让你感觉到时间不是无限的。 高效会议的目的：产生好的创意、产生好的结论、让企业上新台阶，节省成本。 好的会议的评价标准：有好的结果的会议就是好的会议。 IBM会议的几个小手法 原则一、废除不必要的会议 在所有会议开始之前，先问一下这是不是必须要开的会议 原则二、排除不需要参加的人员 只找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人，让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参加会议的人员 原则三、会议准时开始准时结束 让会议准时开始 时结束，压缩会 的时间，三个小 的会一个小时一 可以开完 原则四、重视开会的结论 议而不决不如不 ，没有结论的会 不如不开，如果 有产生决议那么 个会议就不能散 会议的四个主要原则 会议召集人要做的如下： 会议之前准备 会议中期控制会议流程 会议之后控制会议的简报投递 会议最终效果的传达的评估 一个会议在会议召集人眼中会议就是一场演出，会议召集人就是导演，他操纵了整个这次会议，会议召集人需要评估整个会议的节奏感、讲求里面的紧张程度、重视沟通、重视创造性。在IBM、日产，会议召集人需要接受培训，要专门的会议召集人评估手册，一个好的会议召集人将决定会议的成败。 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 希望达到的结果不是会议结束是形成的结论，而是有一定的框架，是为了得到几项非常具体的决议，如果决议不产生会议就不能结束。会议召集人会写出会议的名称是什么，会议将会达到几个结果。一次会议是一个产品产生的过程。（例如：要开表彰大会之前的会议，第一确定会议的时间，确定会议的地点，确定会议的组织形式，确定会议的大体调性） 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 通过前面会议希望达到的结果我们就会发现会议中的关键部分需要事先确定的，例如需要确定会议的调性，确定会议调性的老总在不在，如果老总不在就需要把这个会议屏蔽掉。所以第二步再做最后一次论证会议是否需要开，确保会议是有必要的。 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参加会议的人员。 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 不仅仅是讨论议题的背景资料，还包括会议主导者的心理状态主要观点特殊情况等。 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 包括会议的开始和结束时间，会议每一部分大约用多少时间进行讨论，讨论大约需要达成什么样的主题，及整个具体的发言人是谁，我们将要形成怎么样的结论 1.确定希望达到的结果 2.再次确定这个会议还要不要召开 3. 请适当的人出席 4.准备背景资料 5.设定会议的提纲和时间表 6.预先设想可能发生的冲突并做好准备 好的会议召集者知道谁和谁会吵起来，提前做好准备，避免发生毫无意义的争论。在会议