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磨刀不误砍材功——word排版常见问题与技巧 前言 2 一、常见问题 2 1. 调整行距 2 2. 页面设置 2 3. 图片和文本框 3 4. 在表格中插入图片 3 二、常用的排版技巧 4 1. 精细调节和移动 4 2. 使用选择性粘贴 4 ? 去除文字的格式 4 ? 给图片减肥 4 ? 利用选择性粘贴实现组合功能 4 3. 使用替换 5 ? 简单的替换 5 ? 特殊字符的替换 5 ? 格式的替换 5 ? 不同类型间的复杂替换 5 4. 怎样使制作的卡片正反面能自动对上 6 ? 分栏法 6 ? 表格法 6 ? 多版法 7 ? 其它 7 5. 插入页码 7 6. 插入分隔符 7 7. 使用样式 8 ? 创建新样式 8 ? 应用样式 9 ? 修改样式 9 ? 要想灵活运用样式还要注意以下几点 9 8. 自动生成目录 9 9. 使用模板 10 ? 创建一个模板 10 ? 使用模板 10 10. 连续打印页码重复的文档 10 11. 其它 10 三、写给初学者 11 1. 使用帮助 11 2. “？”号的使用 11 3. 学会使用鼠标右键 11 前言 网上有些word排版的小册子，在技术上存在很多问题，因此写下此文。文章是针对有一定排版经验的人写的，对于初学者读起来可能有些困难，可以先看看后面的写给初学者一篇。此文没有搞成大而全，而是从实用的角度来写的，应该都能用得到。磨刀是不会影响砍材的。希望有排版工作的能看看此文。文章中的具体操作步骤是在Word XP上進行的，在Word 2000上可能会有所不同，建议使用Word 2000的升升级。为了描述方便，对命令的描述大多采用菜单方式，但在实际工作中使用工具栏上的按钮更快捷。菜单中有按钮的图标，当把鼠标移到按钮上时也会显示出该按钮的汉字说明。所以可以很容易找到快捷按钮和菜单命令的对应关系。还有很多时候使用鼠标的右键，在出现的对话框中选。怎样方便就怎样来。 一、常见问题 调整行距 网上发表的小册子大多行距使用“固定值”，这个习惯很不好，不同大小的字得分别调整行距，一但想把字改大点或小点，还得重新改行距，这给排版工作带来很多的不便。我们大多数情况下应该使用“单倍行距”或“多倍行距”。把整个文档都选成“单倍行距”就再也不用调行距了，因为它是一种比例关系，可以自动随着字号的大小而变动，不用针对不同的字号分别调整。当然如果你想细调也可以，在菜单中选“格式”—“段落”，按“行距”右侧的“设置值”框中的小箭头可变成0.75或1.25。还可以手动输入如0.99或1.02等。可以很精细的调节。为什么大部分人都选择使用“固定值”呢？是因为发现使用“单倍行距”或“多倍行距”时不太听话，有时调完，它没有变化，其实问题主要是出在文档网格上，在“页面设置”中的“文档网格”选项卡上选择无网格。这时你会发现“单倍行距”或“多倍行距”调整行距非常自如，不想太麻烦的话，整篇文档可以选用统一的一个行距。你再很难找到使用“固定值”的理由了。 页面设置 排一页四版的小册子时，纸张类型建议用A4纸。如果字想打印成12磅（小四号）大小时，就选24。是乘以2的关系好算。边距等也都是如此（WORD在打印多版时整张纸的上下左右都会留出0.4厘米的空白，这个特点无法改变，所以设计时应考虑）。如果纸型选A6打出的小册子的边较大，无法调小，因为缩放会产生误差正反面还对不上。纸型选A4纸，打印时说道也少。反正没坏处。 正规的页面设置，页眉和页脚应在上下页边距之内。经常能看到把上下边距设得很小，实际上已经不起作用了，文档的上部空白变成了由页眉控制，下部空白变成了由页脚来控制了。正规的排版可以减少出错的可能，和不必要的麻烦。 图片和文本框 有些图片在文档中可以拖来拖去，而有些就拖不动，这是因为它们有不同的版式。选中图片按右键，点击“设置图片格式”，再点“版式”选项卡，就可以看到图片当前的版式。在不同的情况应该考虑使用不同的版式。当图片的版式为“嵌入型”时就无法拖拽，但它就象一个大字一样，可以居中，左右对齐，左右缩進，受行距影响。正因为此版式受行距影响，那当行距设为固定值时，插入的图片只能看到一小条。所以再重复一便，“固定值”一般情况下不要用。此版式比较稳定，不会乱跑。比如封面上的图片或占整行的图片等应选这种版式较好。其它情况一般选“四周型”和“紧密型”。图片要重叠时才考虑使用“衬于文字下方”和“浮于文字上方”。有时候拖拽图片时不能随心所欲，图片总不能拽到所期望的位置，那是因为对象随文字移动的原因，选中图片按右键，点击“设置图片格式”，再点“版式”选项卡，按底下的“高级”按钮。在底下的“选项”中把“对象随文字移动”前的“对号”点掉，然后按“确定”。这样图片就比较听话了。 在工具条中，显示比例的左边有两个箭头相对的按钮，就是“显示/隐藏编辑标记”按钮，这个